Documentation

Fixation avancée des prix

Les règles de tarification vous permettent de modifier dynamiquement le prix de vos rendez-vous en fonction de nombreux facteurs différents. Cela vous permet de mettre en œuvre presque toutes les constructions tarifaires auxquelles vous pouvez penser, par exemple:

  • Augmenter les prix de 50% les week-ends
  • Arrondir à 5€ près et ajouter 2€ si la durée du rendez-vous est inférieure à 1 heure
  • Ajouter un montant basé sur une sélection dans un menu déroulant ou un formulaire personnalisé
  • Fixez un acompte de 10% si vous réservez plus d’un mois à l’avance
En raison du grand nombre de possibilités offertes par les règles de prix, elles peuvent devenir quelque peu complexes à configurer. Vous pouvez vérifier si une méthode plus simple est disponible dans la section Paramétrer les prix.

Paramétrer des règles de prix

  1. La configuration des règles de prix diffère selon le type de calendrier :

    • Agenda de Ressources

      Sur un Agenda de Ressources, depuis l’onglet Ressources, sous Prix, sélectionner l’option: Dépend de la date, de la durée ou de la ressource, puis cliquer sur Enregistrer

    • Agenda de Capacité

      Pour l’Agenda de Capacité, dans l’onglet Ressources, sous Prix, sélectionner l’option: Ajouter un champ ‘Prix’ lors de la création de la boite de dialogue nouveau créneau, puis cliquer sur Enregistrer

    • Agenda de services

      Aucune étape supplémentaire n’est nécessaire pour activer les règles de tarification. Cependant, afin d’afficher les prix dans la liste des services, vous devez explicitement cocher l’option: Afficher une liste de prix en colonne en bas de l’onglet Services, puis cliquez sur Enregistrer.

  2. Naviguez de nouveau vers l’onglet des ressources (ou des services). Puis cliquer Paramétrer les prix pour vous rendre sur la page de configuration.
  3. Définir le prix de base

    Le prix de base est le prix de départ d’une réservation avant l’application de toute règle de tarification. La façon dont le prix de base est fixé diffère selon le type de réservation:

    • Agenda de ressources

      En haut de l’écran de configuration des règles de tarification, vous pouvez définir un prix de base. Par défaut, ce prix est par réservation. Vous pouvez également choisir un prix de base par unité de temps (minute, demi-heure, journée, etc). Par exemple, vous pouvez facturer 15 € par demi-heure par réservation.

    • Agenda de Capacité

      En haut de l’écran de configuration des règles de tarification, vous pouvez définir le prix de base par défaut pour les créneaux horaires. Ce prix de base s’entend par réservation. Si nécessaire, vous pouvez remplacer le prix de base par défaut pour un créneau tout en créant ou en modifiant ce créneau.

    • Agenda de services

      Pour les agendas de service, chaque service a son propre prix de base. Le prix de base d’un service peut être défini lors de la création ou de la modification du service.

  4. Ajouter des règles de prix

    Sur l’écran “Modifier les informations de prix”, vous pouvez créer de nouvelles règles de tarification dans la section “Créer une règle de calcul du prix” :

    1. Sélectionnez d’abord une action à effectuer sur le prix. Par exemple, “Augmenter le prix de”.
    2. Selon l’action que vous choisissez, un champ peut apparaître où vous pouvez fournir des informations supplémentaires. Pour l’option “Augmenter le prix de”, un champ apparaîtra pour spécifier le montant.
    3. Ensuite, spécifiez les conditions qui déterminent quand effectuer cette action. Par exemple, “Si … le jour de la semaine est l’un de, samedi ou dimanche”. L’action ne sera appliquée que si toutes les conditions sont remplies. Si vous ne spécifiez aucune condition, l’action est toujours appliquée.
    4. Cliquez sur Enregistrer au bas de la page.
    5. La règle de tarification apparaîtra désormais en haut de la page sous “Règles de prix”. Les règles de tarification sont évaluées dans l’ordre de haut en bas. L’ordre peut être modifié en les faisant glisser vers la position souhaitée dans la liste.
    Exemple de création de règle de prix
Après avoir créé une règle de prix, vous trouverez un lien “Paramétrer les prix” dans l’onglet Aperçu de la page de configuration afin de pouvoir atteindre plus rapidement l’écran “Modifier les informations de prix”.

“Prix par article” versus “Prix total”

Dans le contexte des règles de prix, “prix” et “total” ont des significations très spécifiques :

  • Si vous avez un Agenda de ressources, alors “prix” signifie prix par unité sélectionnée (par réservation, par minute, par heure, etc.), tandis que le “total” est ajouté une fois par réservation. Par exemple: Avec un prix de 6€ par heure, et un total de 10€, pour une réservation de 2 heures, le prix final devient 2 × 6€ + 10€ = 22€.
  • Si vous utilisez un Agenda de capacité, alors le “prix” est multiplié par la quantité, tandis que le “total” est ajouté une fois par réservation. Par exemple: Avec un prix de 5€ pour une quantité de 3, et un total de 10€, le prix final devient 3 × 5€ + 10€ = 25€.
  • Si vous utilisez un Agenda de services alors il n’y a pas de distinction entre les deux termes.

Lors de l’utilisation d’un prix par réservation, seul le prix de l’heure de début s’applique et aucun cloisonnement temporel ne sera utilisé. De même, seule l’heure de début est prise en compte pour les créneaux horaires d’un agenda de capacité et les rendez-vous d’un agenda de service.

Arrêter les règles d’évaluation

L’action “Arrêter l’évaluation des règles de prix” vous permet d’ignorer toutes les règles suivantes lorsque la condition correspond. Cela peut être utile, par exemple, pour qu’un ensemble de règles ne s’applique que le week-end et les ignorer pour tous les autres jours.

Utilisation d’un prix à partir d’un champ personnalisé

Pour utiliser un champ personnalisé, assurez-vous d’abord qu’un champ personnalisé est activé sur le planning afin que les actions pertinentes s’affichent. Ensuite, ajoutez l’une des actions : “Ajouter un champ au prix” ou “Ajouter un champ au total” et sélectionnez le champ personnalisé à partir duquel vous souhaitez ajouter la valeur. Pour un exemple détaillé de la configuration d’un champ déroulant qui s’ajoute au prix, consultez la section Trucs & astuces.

A partir des options de la liste déroulante, le système va automatiquement essayer d’extraire un prix. Par exemple, Serviettes supplémentaires 5€. Lorsque cette option est sélectionnée par l’utilisateur, 5€ seront ajoutés. Les pourcentages peuvent être spécifiés en ajoutant le signe %. Par exemple : Apportez votre propre planche de surf -20%

Si vous placez une valeur entre les crochets [ ], alors cette valeur sera stockée dans la base de données, et apparaîtra dans les confirmations par e-mail. Vous devez vous assurer de répéter le prix entre les crochets, sinon le prix sera ignoré. Par exemple : Temps de sauna supplémentaire +10€ [xtr-sauna 10€].

Utilisation d’un prix provenant d’un formulaire joint

Pour utiliser un prix provenant d’un formulaire joint, ajoutez une règle avec l’action “Ajouter un formulaire”. Cette option n’est visible que si un formulaire est attaché à l’agenda. (Voir Ajouter un formulaire personnalisé).

Vous indiquez qu’un champ contient un prix en ajoutant des accolades { } qui contiennent le prix à la fin de l’option d’un champ. Par exemple :
Panier repas +10€ {10€} ou Déjeuner traiteur 20€ [panier]{20€}
Le prix entre { } ne sera pas affiché sur le formulaire, pour afficher le prix, ajoutez-le également au texte avant les parenthèses.

Les valeurs des champs de formulaire joints sont ajoutées au prix total par défaut. Pour les ajouter plutôt au prix par article, vous pouvez ajouter un # après le prix.
Par exemple : Couverture supplémentaire +5€ {5#}
Voir “Prix par article” versus “Prix total” pour une explication de la différence entre les deux.

Groupes d’utilisateurs

Avec les groupes d’utilisateurs, vous pouvez faire en sorte que certaines règles de prix ne s’appliquent qu’à des utilisateurs spécifiques. La groupe d’utilisateurs documentation explique comment créer des groupes et y affecter des utilisateurs. Une fois que vous avez créé au moins un groupe d’utilisateurs, une nouvelle condition apparaîtra lors de la création d’une règle de prix : … le groupe de l’utilisateur est. Cette condition vous permet de limiter une règle de prix à un groupe spécifique. Vous pouvez l’utiliser pour réduire le prix pour les personnes d’un groupe spécifique, ou augmenter le prix pour les personnes qui ne font partie d’aucun groupe.

Définir comme indisponible

L’action “Définir comme indisponible” vous permet de rendre impossible la réservation dans certaines conditions. Par exemple, “Définir comme indisponible si … le temps jusqu’au début est inférieur à 1:00:00” (moins de 1 jour).

Cela peut être utile, par exemple, si seuls les utilisateurs du groupe d’utilisateurs premium sont autorisés à réserver le week-end. Ou vous pouvez rendre une classe indisponible si personne ne s’est inscrit 2 jours à l’avance. N’oubliez pas que l’utilisateur ne verra que la mention “indisponible”. C’est à vous d’expliquer pourquoi il est indisponible, par exemple en utilisant un message personnalisé au-dessus de l’agenda.

Acompte

Les règles de prix peuvent également être utilisées pour mettre en œuvre des acomptes. Cela signifie que les personnes se voient présenter le prix total, mais qu’elles doivent seulement payer le dépôt à l’avance et que le reste est collecté plus tard. Notez que le système ne prend pas en charge l’encaissement du solde, vous devez en assurer le suivi vous-même. Il existe des actions disponibles pour définir un montant fixe ou un pourcentage du total comme acompte.