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Travailler avec la facturation ou le paiement manuel

Si vous ne voulez pas prendre le paiement au moment de la réservation, vous pouvez utiliser la facturation ou gérer le paiement manuellement. Il est également possible que vous souhaitiez uniquement afficher un prix, mais que le reste du processus de paiement ne fasse pas partie du système de réservation.

Si vous ne voulez pas suivre les paiements dans SuperSaaS, sélectionnez Aucun paiement ou accord demandé dans l’onglet Processus sous Demander le paiement ou l’accord? Si, au contraire, vous souhaitez utiliser la facturation ou suivre les paiements manuellement, sélectionnez Procéder au paiement avant de continuer. Notez que “Procéder au paiement” dans ce contexte peut signifier “Envoyer la facture” ou “Déduire le crédit”, cela n’implique pas nécessairement que le paiement ait lieu.

Facturation

Pour pouvoir utiliser la facturation, vous devez disposer d’un compte auprès d’un fournisseur de facturation pris en charge. Pour le moment, nous prenons en charge Stripe et Moneybird. Vous devrez créer un compte sur leur site avant de pouvoir configurer la facturation sur SuperSaaS.

Comment la facturation fonctionne

Lorsque la facturation a été configurée et qu’un utilisateur crée un rendez-vous, il verra un bouton “Créer une facture” sur l’écran de paiement. Une fois que l’utilisateur aura cliqué sur ce bouton, la facture sera stockée jusqu’à ce qu’il soit temps de l’envoyer. Le moment venu, elle sera transmise à votre fournisseur de factures qui enverra la facture au client. Le fournisseur de factures peut vérifier si la facture a été payée. Dans SuperSaaS, vous pouvez seulement voir si la facture a déjà été envoyée.

Sur l’écran Paiements, vous indiquez combien de temps après (ou avant) le rendez-vous la facture doit être envoyée. Si vous reprogrammez une réservation, la facture sera également reprogrammée (en supposant qu’elle n’a pas encore été envoyée). Si vous supprimez une réservation avant l’envoi de la facture, celle-ci ne sera plus envoyée. L’écran de configuration des paiements contient un lien vers une liste de toutes les factures en attente d’envoi. Vous pouvez y supprimer manuellement les factures ou les envoyer immédiatement. Les réservations pour lesquelles une facture est en attente d’envoi seront également marquées d’un I sur l’agenda.

Si vous saisissez un nombre négatif de jours, par exemple, −200, la date d’envoi de la facture se situera dans le passé. La facture sera donc envoyée immédiatement. À l’inverse, si vous saisissez un nombre positif très élevé, la facture sera envoyée à une date très éloignée. Vous pouvez utiliser cette option pour faire de l’envoi de la facture un processus manuel, dans lequel vous devez accéder à l’écran des Factures Programmées pour les envoyer.

Notez que les factures sont générées par lots, il peut donc s’écouler un certain temps avant qu’une facture n’apparaisse. Lorsque vous consultez une réservation dans votre planning ou sur l’écran Superviser, elle indique si la facture a été envoyée avec l’indicateur +I et le texte “Facture envoyée”.

Mise en place de la facturation

Sélectionnez l’option de paiement et/ou d’approbation de votre choix
  1. Sur l’onglet Processus, sous Demander le paiement ou l’accord?, sélectionnez Procéder au paiement avant de continuer et cliquez sur Enregistrer au bas de l’écran. Cela vous ramènera à l’onglet Aperçu de l’écran de configuration.
  2. Sélectionnez à nouveau l’onglet Processus et cliquez sur le lien Paramètres pour le paiement à droite de Demander le paiement ou l’accord?.
Paramètres pour le paiement
  1. Sous ‘Paramètres Généraux’, sélectionner le Mode paiement: Facturation Automatique …
  2. Descendre la page jusque “Paramètres de Facturation” et compléter les informations selon le fournisseur que vous avez choisi.
  3. Si votre fournisseur est Moneybird cliquer sur le bouton “Se connecter à Moneybird”. Pour Stripe aller sur la section "API keys" de votre compte Stripe.
    • Créer un nouvelle “Restricted key”
    • Donner la permission “write” pour les ressources “Customers”, “Credit notes” et “Invoices”.
    • Copier cette nouvelle “Restricted key”.
    • Maintenant, sélectionner le bouton “Test Mode” en haut de la page, et répéter ces étapes pour obtenir une “Restricted” clef (key). La clé est utilisée pour simuler des factures sans les envoyer réellement, tandis que la clé live enverra réellement les factures à vos clients.
    • Ajoutez les clés sur la page des paramètres de paiement et cliquez sur le bouton Enregistrer
Stripe API Keys

Paiement Manuel

Si vous souhaitez recevoir un paiement, mais que vous ne préférez pas utiliser l’une des options de paiement intégrées, SuperSaaS vous offre deux options pour gérer les paiements manuellement. L’option que vous choisissez dépend du fait que vous acceptiez ou non les cartes de crédit.

La première option, sans carte de crédit, est la plus simple. Au moment du paiement, les clients reçoivent des instructions de paiement et, une fois que vous avez reçu leur paiement, vous approuvez manuellement leur réservation sur le site. Cette option est particulièrement utile pour demander des chèques ou des virements bancaires, deux modes de paiement qui sont encore plus courants que les paiements par carte de crédit dans de nombreux pays européens.

La deuxième option vous permet de collecter les informations de carte de crédit de vos clients. Pour des raisons de sécurité, il n’est pas possible d’envoyer les informations relatives aux cartes de crédit par courrier électronique, elles seront donc stockées pour vous dans votre compte sur le site SuperSaaS. Vous pouvez configurer le système pour qu’il vous avertisse par e-mail lorsque de nouvelles informations sont disponibles.

Notez que les sociétés de cartes de crédit ne vous permettent pas de stocker ce que l’on appelle les codes CVC, les chiffres de sécurité figurant au dos de la carte. Ce code ne peut être capturé que lorsque la carte est traitée immédiatement. Comme le numéro CVC n’est pas capturé, vous ne pourrez traiter la carte que si votre processeur de carte de crédit vous permet de traiter les cartes sans leur numéro CVC.

Fournir des instructions de paiement

Sélectionner l’option de paiement et/ou d’approbation de votre choix
  1. Sur l’onglet Processus, sous Demander le paiement ou l’accord?, sélectionner Procéder au paiement avant de continuer et cliquer sur Enregistrer en bas de l’écran. Cela vous ramènera à l’onglet Aperçu de l’écran de configuration.
  2. Sélectionner à nouveau l’onglet Processus et cliquez sur le lien Paramètres pour le paiement à droite de Demander le paiement ou l’accord?.
Paramétrage du paiement manuel
  1. Sous ‘Paramètres généraux’, sélectionner le premier mode de passerelle: Manuel – Virement ou chèque et cliquer Enregistrer. Cela vous ramènera au Panneau de configuration.
  2. Revenez à l’écran de configuration de votre agenda en question et sélectionner l’onglet Aspect
  1. En bas de la page, vous trouvez le champ Message à afficher sur la page de paiement:. Vous pouvez y saisir vos instructions de paiement, par exemple “Veuillez envoyer un chèque à l’ordre de MonEntreprise”.
Modifier le message à afficher sur la page de paiement

Collecter des données relatives à la cartes de crédit

  1. Depuis l’onglet Processus, sous Demander le paiement ou l’accord?, sélectionner Procéder au paiement avant de continuer. Si vous souhaitez recevoir un email pour chaque transaction, sélectionner aussi l’option sous Devons-nous prévenir une autre personne quand une réservation est effectuée ou modifiée? et fournisseur une ou plusieurs adresses email
  2. Cliquer sur Enregistrer en bas de la page de votre écran. Cela vous ramènera à l’onglet Aperçu sur votre page de configuration
  3. Sélectionner l’onglet Processus une fois de plus et cliquer sur le lien Paramètres pour le paiement à droite de la section Demander le paiement ou l’accord?
Configuration de la capture de la carte de crédit
  1. En dessous de ‘Paramètres généraux’ sélectionner le second mode de passerelle : Manuel – avec carte de crédit
  2. En bas de l’écran, une nouvelle section ‘Paramètres de carte de crédit’ apparaîtra. Depuis cet endroit vous pouvez sélectionner les cartes de crédit que vous acceptez. Si vous désélectionner toutes les cartes, le système ne demandera pas à vos clients un type de carte. L’avantage de préciser le type de carte demandé est que SuperSaaS va procéder à une vérification rudimentaire sur le nombre de chiffres, les premiers chiffres et le checksum, ce qui permet d’éviter des erreurs de frappe lors de l’entrée des coordonnées de la carte.
  3. Cliquer sur Enregistrer. Cela vous ramènera au ‘Panneau de Configuration’
  4. Revenez en arrière sur la page de configuration de votre agenda et sélectionner l’onglet ‘Aspect’
  5. Vers la fin de la page, vous trouvez le champ Message à afficher sur la page de paiement. Depuis cet endroit vous pouvez entrer des conditions supplémentaires de paiement ou autres instructions, qui seront affichées sur la page de paiement
En mettant le prix à zéro, aucun prix ne sera affiché. Ceci peut être pratique si vous souhaitez collecter les informations de la carte de crédit uniquement pour des besoins d’autorisation.
Noter que le nom de domaine personnalisé ne sera pas pris en compte dans cette combinaison de pages de paiement puisqu’un serveur sécurisé distribue ces pages. Les navigateurs vont simplement établir une connexion qu’avec les serveurs qui possèdent les certificats appropriés. Par la simple connexion au serveur sécurisé, le système changera automatiquement de nom de domaine. En quittant la section concernant le paiement, le système reviendra vers le nom de domaine personnalisé.

Tester le processus de paiement par carte de crédit

Déconnectez-vous du mode administrateur de votre compte SuperSaaS ou ouvrez un navigateur différent de celui que vous utilisez pour administrer votre compte SuperSaaS (ex: si vous utilisez Chrome en tant qu’administrateur alors ouvrez Internet Explorer ou Safari ou bien Firefox). En reprenant l’adresse de votre agenda (disponible sur la page Aperçu de la page de configuration de votre agenda) connectez vous en tant qu’utilisateur (si vous avez paramétré l’accès à votre agenda via une adresse email, utiliser une adresse email différente de celle de l’administrateur). Ensuite, réaliser une réservation sur votre agenda. Votre paiement sera alors sollicité en indiquant les coordonnées de votre carte de paiement. Vous pouvez entrer les coordonnées de votre carte ou entrer les coordonnées d’une carte VISA test 4111 1111 1111 1111. Un client doit voir alors sa réservation marqué d’un P, qui indique ‘Paiement en attente d’autorisation’ lorsque vous passez votre souris au-dessus. Les clients peuvent revenir vers ces détails en cliquant sur l’icône P.

Déconnectez-vous du mode utilisateur ou changer de navigateur pour vous connecter en tant qu’administrateur cette fois-ci. À côté de la réservation que vous venez de réaliser, vous devez voir la même icône P. Lorsque vous cliquez dessus et que vous arrivez sur la page de paiement, vous remarquerez qu’apparaît maintenant un bouton Approuver. Si vous ne souhaitez pas approuver la réservation et/ou le paiement, vous pouvez simplement cliquer sur l’icône corbeille pour supprimer la réservation. Si vous changez d’avis plus tard alors revenez à la page Superviser et sur l’onglet Aperçu, cliquer sur le lien ‘Afficher les éléments déplacés vers la corbeille’ pour afficher les réservations supprimées que vous souhaitez vérifier. En cliquant sur l’icône ‘Éditer’ de la réservation en question, vous pouvez rétablir cette réservation comme en ‘Attente d’approbation’ ou l’approuver directement.