Trois types d’agenda: lequel utiliser?
Le premier choix à faire quand vous paramétrez votre nouvel agenda est celui du type d’agenda. La manière de prendre un RDV diffère sensiblement d’une activité à une autre. SuperSaaS offre trois types d’agenda permettant de choisir celui correspondant à vos besoins particuliers. Les trois types d’agenda sont Agenda de capacité, Agenda de ressources, et Agenda de services. Les différents types d’agenda peuvent couvrir les mêmes besoins pour votre activité. Mais vous obtiendrez une meilleure interface si vous choisissez le type d’agenda le plus approprié à votre situation.
Utilisez un Agenda de capacité pour des réservations pour un groupe de personnes (exemple: cours collectif)
Pour faire votre choix entre les différents agendas, demandez-vous combien de personnes doivent-elles réserver un même événement ou un même créneau horaire. Si la réponse est plus d’une personne, alors “l’agenda de capacité” est le plus approprié dans ce cas.
Exemples de réservations pour un groupe de personnes pour lesquelles l’agenda de capacité sera le meilleur choix:
- Étudiants souhaitant s’inscrire à un cours
- Participants souhaitant s’inscrire à une conférence
Exemples de situations ou l’agenda de capacité ne fonctionnera pas aussi bien qu’un agenda de ressources ou qu’un agenda de services:
- Prendre un RDV chez son médecin (un patient à la fois)
- Un centre d’esthétique avec plusieurs esthéticiennes (les clients prennent RDV avec une esthéticienne)
- Un loueur de bateaux (les clients cherchent à réserver un bateau à différents horaires)
L’agenda de ressources fonctionne parfaitement dans la plupart des autres cas
La différence entre l’agenda de ressources et l’agenda de services réside d’abord dans le processus pour la prise de RDV. Comme son nom l’indique, l’agenda de ressources s’organise autour de ressources – professeurs, médecins, chambres, salles de réunion –, chaque ressource peut être réservée par un utilisateur unique. En d’autres termes une ressource ne peut être réservée que par un utilisateur à la fois. Vous pouvez néanmoins créer un champ pour sélectionner un nombre de participants mais la réservation sera faite par une seule personne. Contrairement à l’agenda de capacité ou un nombre d’utilisateurs définis peut réserver chacun le même créneau. L’agenda affiche les créneaux disponibles pour chaque ressource, ainsi les utilisateurs peuvent choisir parmi les créneaux disponibles. En comparaison, quand on utilise un agenda de service, l’utilisateur doit d’abord choisir un service – une leçon, une séance, un soin – ensuite les agendas affichent les créneaux proposant les ressources disponibles pour le service choisi.
Nous vous recommandons de commencer par créer un agenda de ressources. Un agenda de ressources fonctionne pour la plupart des situations, bien que parfois un agenda de services peut répondre mieux à votre besoin. L’agenda de ressources contient chaque ressource unique impliquée dans le processus de réservation. Une ressource unique peut être par exemple un médecin, une chambre, un bateau, etc… Si vous décidez de créer un agenda pour que les utilisateurs prennent RDV avec vous alors l’unique ressource c’est vous.
L’Agenda de Services possède quelques capacités uniques
La principale capacité de l’agenda de services est de prendre en compte la disponibilité de ressources dans d’autres agendas (de ressources). Si un agenda de services dépend de certaines ressources, l’agenda de services vérifie que les ressources dont il dépend sont bien disponibles avant de créer le créneau. L’agenda de services ne permet pas de choisir la durée d’un RDV ni de pouvoir répéter celui-ci.
Exemples d’agendas de services:
- Plusieurs ressources sont indispensables pour la réservation. Par exemple: une réservation pour un soin nécessite qu’un thérapeute et qu’une salle soient réservés au même moment.
- Différents services nécessitent différentes ressources. Par exemple: un diagnostic ne peut être fait que par un médecin en particulier.
Pour définir un service qui utilisera plusieurs ressources, vous devez d’abord définir les ressources elles-mêmes dans un agenda de ressources.
Comme vous pouvez créer et supprimer autant d’agendas que vous le souhaitez, il n’y a donc aucun mal à essayer autant d’agendas que vous voulez et même de les supprimer plus tard. Vous pouvez changer le paramétrage de votre agenda mais vous ne pouvez pas changer son type. Vous pouvez tester chaque type d’agenda à la page démonstration. Vous pouvez suivre nos tutoriaux à propos des différents types d’agenda.
| Type d’utilisation | Type d’agenda |
|---|---|
| Des étudiants s’inscrivant à un cours | Capacité |
| Des participants à un événement | Capacité |
| Des employés cherchant une salle de réunion | Ressources |
| Des utilisateurs sélectionnant la durée de leur RDV | Ressources |
| Afficher les disponibilités de vos chambres d’hôtes | Ressources |
| Réserver un vidéo projecteur et une salle | Services |
Utilisation avancée
Le système SuperSaaS permet énormément de flexibilité pour le paramétrage de votre processus de réservation. Ci-dessous vous retrouverez 4 façons de configurer votre agenda pour des usages particuliers.
Réservation restreinte
Pour un agenda de ressources ou de services, vos utilisateurs peuvent créer une réservation à la date et à l’heure qu’ils souhaitent en dehors des restrictions que vous pouvez imposer sur l’agenda. Par défaut, ils peuvent prendre des RDV ou réserver à n’importe quel moment (à moins que vous bloquez une période de temps ou que vous créez des créneaux spécifiques). Pour l’agenda de capacité, les utilisateurs ne peuvent réserver seulement sur les créneaux que vous avez préalablement créés. Si vous ne souhaitez mettre à disposition qu’un créneau de réservation à vos utilisateurs alors il est plus simple d’utiliser un agenda de capacité plutôt que de leur présenter un agenda de ressources ou de services présentant beaucoup de créneaux indisponibles.
Agenda de service utilisé seul
Vous pouvez définir un service qui n’est relié à aucune ressource. Si il n’y a aucune ressource proposée alors en théorie un nombre illimité de rendez-vous peut être fait au même moment, ce qui est rarement utile. Pour cette raison, l’agenda de service peut être configuré pour interdire les rendez-vous qui se chevauchent (i.e. agir comme un agenda de ressources avec une ressource unique). Il s’agit d’un raccourci pratique si vous avez une seule ressource et que vous voulez utiliser l’agenda de services car son format fonctionnera mieux dans votre cas.
Le regroupement de ressources présenté comme une seule entité
Un agenda de services peut être utilisé pour présenter un ensemble de ressources au sein d’une seule entité. Ceci est utile, par exemple, si vous avez 20 objets identiques à louer et que vous ne voulez pas que le client puisse en choisir un en particulier. Vous avez la possibilité de donner des objets au hasard, ou d’indiquer un ordre et de donner le premier disponible.
Ressource unique, présentée comme plusieurs entités
Inversement, deux ou plusieurs agendas de services peuvent être utilisés pour présenter une ressource unique à différents publics. Exemple: un agenda disponible pour les membres d’un club et un autre pour des clients de passage. Le premier agenda permettrait aux membres du club de bénéficier d’un tarif avantageux ou de pourvoir réserver plus longtemps à l’avance. Un autre exemple serait celui d’un consultant qui travaille pour différents clients à travers plusieurs sites. Il peut fournir pour chaque client un agenda avec des horaires adaptés. Le consultant est sûr que malgré que ces clients réservent à travers différents agendas il ne sera pas surbooké.