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Les groupes d’utilisateurs permettent de contrôler l’accès à vos agendas

Par défaut, tous les utilisateurs d’un compte ont accès à tous les agendas dudit compte. Si vous avez des besoins plus complexes, comme d’autoriser un accès individualisé à différents agendas, vous pouvez distribuer vos utilisateurs en différents groupes. Chaque groupe peut correspondre à un agenda, que seuls les utilisateurs membres du groupe pourront visualiser et modifier. De plus, vous pouvez mettre en place un processus pour que les utilisateurs demandent et reçoivent l’autorisation d’accéder à un agenda.

Limiter l’accès aux agendas en attribuant un groupe aux utilisateurs

Créer des groupes

La plupart des options de configuration relatives aux groupes seront cachées jusqu’à ce que vous ayez créé votre premier groupe. Vous trouverez le lien vers la page des groupes d’utilisateurs en haut de l’écran Gestion des utilisateurs. Vous pouvez créer un nouveau groupe en entrant une description et en cliquant Nouveau.

Ajouter un utilisateur à un groupe

Une fois que vous aurez créé au moins un groupe, les boîtes de dialogue de l’écran Gestion des utilisateurs feront apparaître une option supplémentaire pour ajouter un utilisateur à un groupe. Si vous devez ajouter de nombreux utilisateurs à un groupe, vous pouvez tous les exporter vers un fichier CSV, éditer la colonne groupe dans un tableur, puis réimporter le fichier.

Notez que si vous modifiez le rôle ou le groupe d’un superutilisateur, cela le déconnectera automatiquement. Celui-ci devra se reconnecter pour avoir accès à son nouveau statut.

Attribuer un groupe à un agenda

Sous l’onglet Configurer > Accès de l’agenda, vous trouverez une option pour limiter le droit de visualiser ou de modifier l’agenda à un groupe donné. En fonction des autres paramètres de cette page, les utilisateurs n’appartenant pas au groupe ne pourront pas effectuer de modifications, ou seront exclus complètement. S’ils sont bloqués, les utilisateurs qui essayent d’accéder à l’agenda recevront un message expliquant que l’accès en est limité. Vous pouvez modifier ce message sous l’onglet Configurer > Aspect, par exemple pour y inclure des liens vers d’autres agendas.

Il peut être utile d’autoriser les utilisateurs qui ne sont pas connectés à visualiser un agenda, mais pas à le modifier. Vous pouvez aussi configurer cela sous l’onglet Accès, comme décrit sur la page Que peuvent faire les utilisateurs…. Dans ce cas, si un utilisateur d’un autre groupe essaye de visualiser l’agenda, il y sera autorisé, mais sans pouvoir le modifier ni créer de rendez-vous.

Supprimer des groupes

Soyez prudents en supprimant des groupes. Les utilisateurs qu’ils contiennent ne seront pas effacés, mais ils retrouveront le même statut que ceux n’appartenant à aucun groupe. Les agendas appartenant encore au groupe effacé seront inaccessibles jusqu’à ce que vous leur attribuiez un nouveau groupe ou que vous supprimiez les limites de groupes.

Utiliser les groupes pour filtrer une liste d’agendas

Si vous avez mis en place un nom de domaine personnalisé, alors accéder à l’URL du nom de domaine affiche la liste des agendas et de tous les formulaires. Un autre moyen d’afficher la même liste est d’accéder à l’URL : www.supersaas.fr/schedule/identifiant_du_compte

Sur la page Contrôle d’accès, vous trouverez une option vous permettant de choisir entre afficher une liste ou simplement rediriger vers le premier agenda dans l’ordre de votre panneau de configuration. Vous pouvez modifier cet ordre simplement en cliquant et en déplaçant vos différents agendas directement sur le panneau de configuration.

Sur cette page se trouve également une option Nécessite que l’utilisateur soit connecté. Si vous cochez cette option, il faut évidemment que l’utilisateur soit connecté et s’il ne possède pas de compte, qu’il en crée un. Vous pouvez rendre plus accueillante cette page de connexion en ajoutant un message d’accueil sur la page Paramètres.

Une fois que l’utilisateur est connecté, la liste d’agendas sera filtrée pour n’afficher que ceux auxquels vous lui avez donné accès. Si un utilisateur n’a accès qu’à un seul agenda, il sera directement redirigé vers celui-ci. Cela vous permet de fournir un unique lien à vos utilisateurs, sur votre site internet par exemple, et d’organiser ensuite ceux-ci par groupes pour qu’ils arrivent sur l’agenda que vous souhaitez.

Demander l’autorisation d’accéder à un agenda

Si un utilisateur se connecte et qu’il n’a accès à aucun agenda, il verra s’afficher l’écran “Bloqué” correspondant au premier agenda de votre compte. Puisque les nouveaux utilisateurs ne sont par défaut ajoutés à aucun groupe, vous pouvez utiliser cette page pour informer l’utilisateur qu’il devra attendre l’autorisation d’un administrateur Sur la page Contrôle d’accès, vous trouverez l’option Expédier un e-mail de notification à l’Administrateur pour être informé lorsqu’un nouvel utilisateur s’inscrit.

Limiter l’accès des superutilisateurs en les ajoutant à un groupe

Limiter l’accès des superutilisateurs à des agendas particuliers

Par défaut, les privilèges des superutilisateurs s’appliquent à tous les agendas du compte, indépendamment du groupe auquel ils appartiennent. Lorsqu’un groupe est attribué à un agenda, une option supplémentaire apparaît qui vous permet d’exiger que les superutilisateurs soient également membres du groupe Les superutilisateurs qui ne sont pas membres du groupe seront traités comme des utilisateurs normaux pour cet agenda.

Cela peut être utile, par exemple, si vous voulez gérer plusieurs thérapeutes, chacun avec ses propres clients, depuis un seul compte SuperSaaS. Si vous avez besoin de plusieurs superutilisateurs pour un agenda, mais ne souhaitez pas qu’ils aient accès à l’ensemble du compte, cette méthode vous permet la configuration nécessaire. Si vous souhaitez qu’il y ait un seul superutilisateur pour un agenda donné, le cas le plus courant, ce n’est pas la peine de créer un groupe distinct : Dans ce cas, entrez simplement leur nom dans la case prévue à cet effet sous l’onglet Configurer > Accès.

Modifier l’accès des superutilisateurs à l’écran Gestion des utilisateurs

Par défaut, les superutilisateurs peuvent seulement visualiser et modifier les utilisateurs de leur groupe ou ceux qui n’appartiennent encore à aucun groupe. Ils ne peuvent pas modifier le groupe, ni promouvoir un utilisateur en superutilisateur. De plus, les limites de groupe s’étendent à leur Panneau de configuration et aux fonctions Importer et Exporter des utilisateurs.

En bas de la page Contrôle d’accès, vous trouverez l’option Permettre aux superutilisateurs d’ajouter d’autres utilisateurs, changer leur niveau d’accès…. Si vous cochez cette option, les utilisateurs pourront modifier tous les utilisateurs, quel que soit le groupe auquel ils appartiennent.

Limiter l’accès des superutilisateurs aux formulaires

Par défaut, les superutilisateurs de tous les groupes peuvent voir et modifier tous les formulaires. Vous pouvez leur bloquer l’accès aux formulaires qui ne les concernent pas sur l’onglet Configurer > Aperçu. Cela ramène un superutilisateur au statut d’utilisateur normal dans le contexte de ce formulaire. Si le formulaire est accessible aux utilisateurs normaux, alors l’utilisateur continuera également d’y avoir accès.