Gestion des réservations et des clients

Votre usage quotidien de SuperSaaS se fera principalement dans la partie “Superviser” de votre agenda. Vous pouvez l’utiliser pour consulter vos réservations et, si nécessaire, les approuver ou les décliner. Plusieurs rapports standards sont disponibles pour vous donner des indications sur l’usage de votre agenda et sur vos choix d’utilisation.

En cliquant sur Gestion des utilisateurs vous pouvez consulter toutes les informations relatives à vos clients. Si vous avez choisi un autre terme au départ, comme “clients” par exemple, cette option s’appellera Gestion des clients. C’est aussi à partir de là que vous pouvez enregistrer des réservations. Pour importer et exporter ces informations, cliquez respectivement sur Importer et Exporter.

Consulter vos réservations

En cliquant sur Superviser > Vue d’ensemble, vous pouvez consulter toutes vos réservations à venir. Vous pouvez accéder à vos anciennes réservations ou à celles que vous avez effacées en cliquant respectivement sur Montrer historique et Montrer les éléments jetés à la corbeille. Vous pouvez réorganiser la vue d’ensemble en cliquant sur les titres des colonnes. Si votre agenda concerne plusieurs types de ressources ou de services, un menu déroulant vous permettra de filtrer les réservations concernées par chacun d’entre eux.

En utilisant l’outil de recherche qui se trouve en-dessous, vous pouvez trouver la réservation d’un client en particulier. Si vous avez plusieurs agendas, une autre façon de consulter toutes les réservations d’un client donné est de cliquer sur Gestion des utilisateurs.

Vous pouvez configurer les informations disponibles dans la vue d’ensemble en cliquant sur Configurer > Apparence. Choisissez alors les champs obligatoires et optionnels des informations de réservation que vous souhaitez voir apparaître dans les colonnes de la vue d’ensemble.

À droite de chaque élément, vous verrez au minimum deux icônes. En cliquant sur l’icône “Agenda” vous verrez la réservation sur l’agenda, tandis qu’en cliquant sur l’icône “Modifier” vous pourrez y apporter des modifications (voir aussi ci-dessous). Sur un agenda de capacité, la “Loupe” vous permet de zoomer sur une réservation en particulier.

Pour les agendas qui incluent le paiement ou vous permettent d’approuver une réservation, le système affiche aussi une colonne avec des symboles comme + ou C. En passant votre souris sur le symbole, une explication s’affiche. Vous pouvez aussi consulter la liste des codes concernant les différents états.

Approuver des réservations manuellement

Si vous avez choisi d’approuver les réservations manuellement, vous verrez aussi un P dans la vue d’ensemble de la réservation si le paiement est en attente ou un + pour les réservations déjà approuvées; +© pour celles payées avec des crédits. Sur le calendrier, les réservations qui restent à approuver s’affichent dans une couleur plus claire. L’administrateur peut aussi choisir de recevoir un email pour chaque demande de réservation (voir Configurer la procédure de réservation).

Pour approuver une réservation, cliquez sur l’icône “Modifier”. Dans la fenêtre qui s’ouvre, juste en-dessous des détails de la réservation, vous verrez le statut en bleu et un bouton Approuver. Si la réservation a déjà été approuvée, vous verrez un bouton Annuler qui vous permet de désapprouver la réservation, si nécessaire.

Si vous voulez que d’autres personnes reçoivent les demandes de réservation, vous pouvez faire suivre vos emails. La plupart des clients de messagerie vous permettent de faire suivre un email en fonction de son titre, par exemple une demande liée à une classe particulière sera envoyée au professeur correspondant.

Notez bien que les super-utilisateurs ont aussi accès à la vue d’ensemble des réservations. Par défaut, les super-utilisateurs peuvent approuver les réservations. Vous pouvez modifier ce paramètre, si nécessaire, en cliquant sur Configurer > Accès, et en décochant Permettre aux super-utilisateurs de changer les réservations d’autres utilisateurs (voir aussi Droits d’accès des super-utilisateurs)

Faire une réservation pour quelqu’un d’autre

Si vous recevez une demande de réservation par email ou par téléphone, vous allez sans doute vouloir l’ajouter vous-même à l’agenda. Mais comme vous êtes connectés comme administrateur, la réservation aura l’air d’avoir été faite par l’administrateur. Pour éviter cela, vous pouvez réserver “pour le compte de quelqu’un d’autre”. Si vous effectuez la plupart de vos réservations pour quelqu’un d’autre et que ça ne vous dérange pas qu’elles aient l’air d’être les vôtres, il y a aussi un moyen plus rapide qui sera expliqué plus tard.

Pour agir pour le compte de quelqu’un d’autre, cliquez sur Gestion des utilisateurs. Vous pouvez uniquement agir pour le compte d’utilisateurs déjà enregistrés. Vous devrez donc créer un nouvel utilisateur, le cas échéant. Cliquez ensuite sur la flèche bleue qui se trouve à droite des données de l’utilisateur. Cela vous emmènera à votre page d’accueil où vous pourrez choisir l’agenda sur lequel vous désirez effectuer la réservation. En haut de la page, à côté de votre nom d’utilisateur, vous verrez le nom d’utilisateur ou l’email de la personne au nom de qui vous agissez. Si vous effectuez à présent une réservation, elle apparaîtra comme créée au nom de cette personne, suivi par le nom de la personne qui a effectivement créé la réservation. Vous êtes ainsi sûr que la réservation apparaisse dans l’agenda de l’utilisateur et que les emails de rappel lui soient bien envoyés.

Vous agissez pour le compte de quelqu’un d’autre

Pour interrompre ce processus, cliquez simplement sur le nom de la personne pour qui vous agissiez, dans le coin en haut à droite de l’écran. Pendant que vous agissez pour le compte de quelqu’un d’autre, vous conservez vos privilèges d’administrateur. Donc même si vous avez limité l’information que les utilisateurs peuvent consulter, vous y aurez toute de même accès lorsque vous agissez pour quelqu’un d’autre.

Si vous n’avez pas d’utilisateurs enregistrés, vous ne pouvez pas agir pour eux. Cependant, vous pouvez toujours envoyer des emails de confirmation aux personnes pour qui vous créez les réservations. Pour cela, assurez-vous que Utiliser l’adresse email comme identifiant soit décoché dans Gestion des accès et que le champ email soit activé dans Configurer > Processus. Cela vous permettra d’entrer une adresse email pour chaque réservation que vous effectuez en tant qu’administrateur. Si vous avez configuré les confirmations par email, une confirmation sera automatiquement envoyée à cette adresse.

Rapports

En cliquant sur Superviser > Rapports vous pouvez consulter plusieurs rapports standards. Vous pouvez choisir d’obtenir des informations sur le processus de réservation en général et/ou sur l’utilisation par jour, par semaine, par mois ou pendant une période donnée. Vous pouvez télécharger les données au format CSV or XLS en cliquant sur .

Notez bien que si vous souhaitez simplement obtenir les données brutes de réservations sur une période donnée, vous pouvez utiliser Superviser > Télécharger à la place. Vous pouvez utiliser ces données pour créer vos rapports ad hoc sous Excel, Numbers ou Google Docs.

Gestion des utilisateurs

En cliquant sur Gestion des utilisateurs vous aurez accès à toutes les données de vos utilisateurs. Si vous utilisez le système de crédits, vous pouvez utiliser l’option “Modifier” pour modifier le crédit de chaque utilisateur. De la même manière, vous pouvez transformer un utilisateur normal en super-utilisateur ou l’exclure entièrement du système de réservation.

Si un de vos utilisateurs se comporte de façon inappropriée, il vaut mieux ne pas effacer son compte, car cela lui permettrait d’en créer un nouveau. Il vaut mieux bloquer le compte directement. Pour bloquer un utilisateur, cliquez sur l’icône Modifier et cochez la case à côté de son “Rôle”. En cliquant sur la loupe à côté du profil d’utilisateur, vous pouvez consulter toute son activité et corriger rapidement tout ce qu’il a fait, si nécessaire.

En cliquant sur Exporter sur le côté droit de votre page d’accueil, vous pouvez télécharger toutes les données de vos utilisateurs au format CSV, XLS, XML ou VCF/vCard. Si vous devez faire des modifications globales, vous pouvez exporter les données, par exemple au format CSV, effectuer les modifications, enregistrer de nouveau au format CSV et importer le fichier en utilisant la fonction Importer. Notez bien que la fonction Importer ne fonctionne qu’avec des fichiers au format CSV.

Problèmes et solutions

Si, en voulant importer un fichier, vous recevez un message du type “Malformed CSV: invalid byte sequence in UTF-8”, vérifiez les points suivants:

Assurez-vous que le fichier soit bien au format CSV
Certains caractères particuliers comme “é” peuvent provoquer des erreurs. Il est possible de les effacer manuellement, mais le plus rapide est de copier le fichier sur Google Docs pour l’y enregistrer.
Assurez-vous que les données soient séparées par des virgules. Certaines versions anciennes d’Excel créent parfois des fichiers où les données sont séparées par des points-virgule. Passer par Google Docs comme indiqué plus haut permet aussi de résoudre ce problème