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Gestion des paiements

Si vous utilisez manuel, en ligne et/ou crédit paiements, vous pouvez utiliser ces conseils pour gérer les paiements, traiter les exceptions ou effectuer des remboursements.

Contrôle et gestion des paiements

Lorsque vous vous occupez des paiements, les icônes P et + sont utilisées pour indiquer le statut du paiement; P signale que le paiement est en attente (Pending), tandis que + signifie que le paiement a eu lieu et que la réservation a été effectuée. indique que la réservation a été (en partie) payé avec un crédit. D’autre part, indique que le paiement est en cours, tandis que L signale que l’utilisateur a choisi de régler plus tard (Later). Les autres symboles plus rares liés aux échecs de paiements se trouvent dans la liste des codes concernant les différents états.

Gestion des réservations

Si vous avez choisi le paiement manuel – le virement bancaire, le paiement par chèque ou par carte de crédit – l’autorisation des réservations sera affichée comme en attente: P. Une fois que vous aurez reçu le paiement ou vérifié les informations relatives à la carte de crédit, vous devrez valider manuellement la réservation (voir aussi Gestion des réservations et des clients).

Si vous avez activé l’option boutique dans SuperSaaS, un aperçu général des paiements liés à votre activité commerciale est disponible sur votre compte PayPal.

Modification du statut du paiement

Parfois, vous avez besoin de prendre le contrôle manuel du processus d’autorisation. Vous pouvez par exemple vouloir marquer une réservation comme payée parce que vous désirer l’offrir ou parce que vous en avez déjà reçu le paiement par une autre voie. Lorsque vous regardez les détails des réservations en tant qu’administrateur, vous verrez soit le bouton Autoriser, ou bien le bouton Annuler, qui peuvent être utilisés pour modifier le statut actuel ou revenir au statut précédent.

fenêtre Autorisation

Restauration des réservations interrompues

Lorsqu’un utilisateur fait une réservation mais n’accomplit pas toutes les étapes de paiement, la réservation est interrompue après 15 minutes et transférée dans la corbeille pour éviter qu’elle ne bloque une place. Dans la corbeille, les réservations interrompues sont signalées par l’icône T. Pour restaurer une réservation interrompue, allez à Superviser > Contrôle > Afficher corbeille, cliquez sur l’icône à droite de la réservation en question, puis enfin sur Restaurer la réservation.

Restaurer après interruption

Lorsqu’un utilisateur met plus de 15 minutes pour régler et que le paiement a lieu après une interruption automatique, la réservation en question sera automatiquement retirée de la corbeille et rétablie. Dans ce cas, il y a une petite chance qu’un autre client ait pris la place entre-temps. Dans ce cas, l’administrateur recevra un email pour le prévenir de résoudre la double réservation manuellement.

Permettre aux utilisateurs de payer plus tard

Dans de nombreuses entreprises, il est d’usage de facturer le client après que le service a eu lieu, et non au moment de la réservation. Dans ce cas, la fonctionnalité facturation est utile. La facturation peut également être utilisée si vous souhaitez que vos clients paient avant le service, mais pas nécessairement au moment de la réservation.

Cependant, dans certains cas, vous pouvez vouloir offrir à vos clients la possibilité de payer avant, ou de payer après la réservation. Dans ce cas, vous pouvez activer l’option “Demander le paiement mais autoriser l’utilisateur à payer plus tard” sur la page Configurer > Processus. Le client verra un bouton supplémentaire “Payer plus tard” dans l’écran de paiement qu’il peut cliquer pour passer l’étape du paiement. Sa réservation sera marquée d’une icône L. Notez que dans ce cas, vous devrez vous occuper vous-même de l’encaissement du paiement, le client n’est plus sur notre site et nous ne pouvons donc pas le collecter le paiement auprès de lui.

Un cas particulier sur cette même page de ce qui précède est l’option “Les utilisateurs en liste d’attente ne paient pas tant qu’ils n’ont pas été placés”. Le client ne sera pas dirigé vers la page de paiement s’il est sur la liste d’attente. Si vous utilisez le système de crédit, et que le client reçoit effectivement une place confirmée plus tard, alors le système déduit le prix du crédit de l’utilisateur.

On peut se demander ce qui se passe si quelqu’un est sur la liste d’attente, mais qu’au moment où il obtient une place confirmée, il n’a plus de crédit. Peut-être parce qu’il a été dépensé ses crédits pour un autre rendez-vous dans l’intervalle. Dans ce cas, le système vérifie si l’option “permettre à l’utilisateur de payer plus tard” est activée. Si elle est activée, l’utilisateur obtient la place, et son statut reste à “Payer plus tard”. Si les utilisateurs ne sont pas autorisés à payer plus tard, alors cet utilisateur est ignoré, et la personne suivante sur la liste d’attente obtient la place (en supposant qu’elle ait suffisamment de crédits).

Remboursements

Lorsque vous utilisez le paiement en ligne et que vous souhaitez rembourser un client, vous devez le faire via votre fournisseur de paiement. Après avoir remboursé le paiement par l’intermédiaire de votre fournisseur de paiement, la réservation associée sera automatiquement marquée comme remboursée dans votre agenda de réservation et déplacée dans la corbeille. Notez que si vous ou vos utilisateurs annulent une réservation dans votre agenda, elle ne sera pas automatiquement remboursée auprès de votre prestataire de paiement. En fait, nous ne sommes pas autorisés à modifier vos paiements après qu’ils ont été effectués, ce qui est logique du point de vue de la sécurité. Ainsi, rien de ce que vous faites sur votre agenda n’affectera vos paiements.

Le système ne distingue pas entre un remboursement partiel ou complet. Si vous ne remboursez une réservation qu’en partie, celle-ci sera transférée dans la corbeille. Si ce n’est pas ce que vous désirez, vous pouvez la retirer de la corbeille en suivant la procédure décrite plus haut.

Si vous avez activé le système de crédits et que vous autorisez les utilisateurs à annuler leur réservations, les crédits seront automatiquement remboursés lorsqu’un utilisateur annule une réservation.

Accès aux informations relatives aux cartes de crédits

Lorsque vos clients saisissent les informations relatives à leur carte de crédit sur l’écran de paiement, comment ces informations vous parviennent-elles ? Pour des raisons de sécurité, il n’est pas possible d’envoyer les détails de la carte de crédit par e-mail, vous devrez donc passer par la réservation en ligne pour récupérer les informations. Pour faciliter ce processus, vous pouvez préciser que vous souhaitez recevoir une notification par courriel pour chaque transaction via Configurer Processus. Si vous utilisez le processus de paiement automatique, les informations relatives aux cartes de crédit ne parviennent jamais sur notre serveur. Les cartes de crédit sont stockées chez votre fournisseur de paiement et vous devrez vous rendre sur son site. Certains fournisseurs de services de paiement, comme PayPal, ne vous permettent pas d’accéder aux informations de paiement de vos clients.

Seulement si vous utilisez l’option “Manuel – avec carte de crédit”, alors vous serez en mesure de trouver les informations dans votre compte SuperSaaS. L’icône d’état de paiement des réservations auxquelles sont associées des informations de carte de crédit contient un lien vers ces informations : P. Seuls l’administrateur et les superutilisateurs peuvent voir ces informations, à condition qu’ils soient connectés. Pour voir le numéro complet de la carte de crédit, vous devez cliquer sur le lien Révéler pour basculer à une connexion cryptée qui peut envoyer les détails de la carte de crédit en toute sécurité.

Détails des cartes de crédits

Gestion des crédits

Vous pouvez mettre à jour les niveaux de crédit des utilisateurs individuels via Gestion des utilisateurs. Si vous devez apporter des modifications en masse à toutes les données des utilisateurs, vous pouvez exporter la base de données des clients au format CSV via Exporter. Vous pouvez ensuite appliquer les modifications, enregistrer le fichier et le télécharger à nouveau via Importer. Notez que Importer n’autorise que l’import de fichiers au format CSV.

Réinitialisation mensuelle des crédits

Sous Contrôle d’Accès vous pouvez choisir de faire en sorte que le niveau de crédit de vos utilisateurs soit automatiquement remis à une valeur prédéfinie le premier jour de chaque mois.

Si vous souhaitez suivre toutes les modifications apportées au crédit de l’utilisateur à la suite de réservations, de remboursements et d’achats à crédit, vous pouvez le faire à l’aide de webhooks. Par exemple, chaque fois qu’une modification du crédit se produit, vous pouvez ajouter une ligne à une feuille Google. Le blog sur l’enregistrement du crédit utilisateur explique une façon de configurer cela (en anglais).