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Que peuvent faire les utilisateurs sur mon agenda ?

La nécessité ou non pour les utilisateurs de s’inscrire pour utiliser un agenda se configure sur la page Configurer > Accès. Vous y définissez ce que les utilisateurs (et les superutilisateurs) peuvent faire en matière d’ajout, de modification et de suppression de réservations. Cette page vous permet également de définir quelles informations sur les réservations sont visibles par les utilisateurs. En tant qu’administrateur, vous aurez toujours accès à l’ensemble des informations. En plus de configurer les droits d’accès des utilisateurs, l’onglet Configurer > Accès vous permet aussi de définir des superutilisateurs spécifiques à un agenda et de leur accorder des droits d’accès supplémentaires.

Cette page concerne les permissions sur un seul agenda. Si vous devez décider qui peut s’inscrire sur le compte en premier lieu, consultez Qui peut s’inscrire en tant qu’utilisateur ?.
Sur la page Configurer > Accès, vous pouvez :

Visualiser et utiliser l’agenda

Les paramètres par défaut de votre agenda sont déterminés par les choix effectués lors de l’assistant de création “Nouvel agenda”. La plupart des agendas sont configurés pour permettre à tous de les visualiser, mais les utilisateurs doivent se connecter pour créer ou modifier des rendez-vous. Si vous préférez restreindre l’accès, de sorte que seuls les utilisateurs inscrits puissent voir et utiliser votre agenda, sélectionnez Les Utilisateurs doivent s’identifier afin de consulter l’agenda sous Qui peut accéder à l’agenda ?.

Le système est conçu pour empêcher les paramètres contradictoires. Par exemple, si vous choisissez l’option selon laquelle seuls vous et les Super-utilisateurs autorisés pouvez apporter des modifications à l’agenda, les options Toute personne qui peut ajouter un élément… sous Qui peut mettre à jour ou effacer les entrées ? seront automatiquement désactivées.
Onglet Accès de l’agenda avec les paramètres définissant qui peut voir, ajouter et modifier les réservations

Notez que les options proposées changeront légèrement si vous sélectionnez l’option “mot de passe partagé” ou “filtrage IP” sous Contrôle d’accès.

Vous pouvez aussi permettre aux utilisateurs de faire des modifications sans se connecter. Cela simplifie le processus de réservation, mais plusieurs fonctionnalités importantes comme l’historique des réservations ne seront plus disponibles. Si vous souhaitez que les utilisateurs non inscrits ne puissent modifier que leur propre rendez-vous, vous pouvez ajouter un lien spécial dans l’e-mail de confirmation de leur rendez-vous.

Si vous autorisez les utilisateurs à faire des modifications sans se connecter, vous devriez décocher Utiliser l’adresse e-mail comme nom de connexion sous Contrôle d’accès. Cela permettra de faire apparaître un champ e-mail séparé sur le formulaire de réservation.

Visualisation des détails des rendez-vous

En fonction de l’utilisation que vous faites de votre agenda SuperSaaS, vous souhaiterez peut-être masquer certains détails de réservation aux utilisateurs.

Utilisez des paramètres de visibilité plus stricts lorsque les utilisateurs doivent uniquement savoir si un créneau est disponible. Utilisez des paramètres plus ouverts lorsque les utilisateurs doivent se coordonner entre eux, par exemple dans les agendas d’équipe internes.
Visibilité des détails de rendez-vous

Sous Est-ce qu’un utilisateur peut consulter les informations des réservations créées par quelqu’un d’autre ?, il existe quatre niveaux de détail, allant de l’affichage de toutes les informations à aucun détail. (Les options disponibles diffèrent légèrement selon les types d’agendas.) Si les adresses e-mail font partie des informations de réservation, vous pouvez utiliser l’option Tronquer les adresses électroniques (afficher uniquement les informations avant le ’@’) pour empêcher l’extraction des adresses e-mail de vos utilisateurs depuis votre agenda.

Masquer les détails de réservation peut être utile dans un contexte commercial, par exemple. Cela pourrait vous aider à protéger la vie privée de vos clients. En revanche, un agenda à usage interne uniquement (par exemple pour réserver une salle de réunion) pourrait nécessiter que les utilisateurs puissent vérifier qui d’autre a réservé.

Droits d’accès des superutilisateurs

Les superutilisateurs ajoutés via Gestion des utilisateurs ont des droits de superutilisateur sur tous les agendas du compte. Si vous préférez accorder à un utilisateur des droits de superutilisateur sur un agenda en particulier uniquement, vous pouvez le faire en saisissant son identifiant dans l’onglet Accès de cet agenda.


Aperçu vidéo
Vidéo : Ajout d’un membre du personnel en tant que superutilisateur
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En plus de la possibilité de visualiser tous les détails des réservations, les Super-utilisateurs peuvent se voir accorder des droits d’accès supplémentaires sous À quelles fonctionnalités supplémentaires a accès un Super-utilisateur ?. Vous pouvez, par exemple, permettre aux Super-utilisateurs de modifier les dates des vacances et les heures d’ouverture. Par défaut, les superutilisateurs ont le statut de superutilisateur pour tous les agendas du compte. Vous pouvez limiter cela en configurant des groupes d’utilisateurs.

Si une seule personne a besoin de droits élevés sur un seul agenda, l’accès superutilisateur spécifique à un agenda est généralement plus simple que de créer des groupes. Les groupes deviennent utiles lorsque plusieurs agendas et plusieurs rôles doivent être séparés.
Paramètres des actions supplémentaires qu’un superutilisateur peut effectuer sur un agenda