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Comment créer un agenda des rendez-vous pour une école de langue

Ce tutoriel explique comment utiliser un agenda des rendez-vous en ligne pour des cours de langue qui requièrent qu'un certain nombre d'enseignants, dont l'emploi du temps est contenu dans un agenda des ressources distinct, soient disponibles. C'est un exemple d'agenda des services relié à un agenda des ressources.

Si vous souhaitez organiser des évènements de groupe, comme des cours, le tutoriel agenda des capacités vous conviendra mieux. Si vous souhaitez planifier l'emploi du temps d'une seule personne, vous pouvez utiliser l'agenda des services de manière indépendante, ou consulter le tutoriel agenda des ressources.

Notez que ces agendas présentent quelques différences et que certains de nos clients préfèrent l'apparence de l'agenda des services. Alors qu'il est possible de faire des réservations qui se répètent ainsi que de choisir librement la durée des réservations dans l'agenda des ressources, l'agenda des services permet de réserver un service plusieurs fois en même temps.

Ce tutoriel concerne également tous les services qui requièrent que d'autres ressources soient disponibles, comme la réparation de voitures ou les téléconférences. Vous pouvez configurer l'agenda selon vos besoins particuliers.

Réserver un service

Si vous proposez plusieurs services, vos clients pourront choisir dans une liste.

Suivez les étapes ci-dessous pour apprendre à créer un agenda des rendez-vous pour plusieurs types de cours de langue nécessitant la disponibilité de différents enseignants (considérés comme des ressources).

Ce tutoriel explique comment procéder aux personnalisations suivantes :

  • Utiliser l'agenda pour proposer plusieurs services
  • Relier un agenda des services à un agenda des ressources
  • Encaisser les paiements à chaque réservation de service

Vous pouvez voir le résultat final sur page démo école de langues.

Configurer un système de réservation en ligne en 5 étapes faciles

La meilleure méthode pour bien configurer votre agenda est de le tester après chaque étape :

Configuration d'un agenda de base à l'aide de l'assistant de création nouvel agenda

Avant de commencer

Afin de pouvoir suivre les étapes de ce tutoriel, vous devez configurer un compte SuperSaaS et créer un calendrier des ressources distinct. C'est gratuit, tout ce dont vous avez besoin est une adresse e-mail valide. Connectez-vous à votre compte et allez à votre Tableau de bord.

Sélectionner le type d'agenda

Dans le menu situé du côté droit de votre Tableau de bord, cliquez sur Nouvel agenda. Vous serez redirigé vers l'assistant de création Nouvel agenda où vous pourrez choisir les paramètres par défaut de votre système de réservation en ligne.

Vous devez d'abord créer un agenda des ressources distinct contenant la disponibilité des enseignants. Pour planifier l'emploi du temps d'enseignants de manière à ce qu'ils n'aient pas plusieurs rendez-vous en même temps, l'agenda le plus pratique est l'agenda des ressources (qui permet à vos clients de prendre un rendez-vous individuel avec une personne, de réserver un article ou un espace spécifique).

Après avoir sélectionné Agenda des ressources, cliquez sur Système de réservation. Vos clients seront obligés de s'inscrire pour pouvoir effectuer une réservation. Choisissez ensuite Plus d'une pour ajouter plusieurs ressources. Dans le cadre de ce tutoriel, ajoutez "N'importe quel enseignant", "Maurice" et "Michelle".

Ensuite, nommez votre agenda "Enseignants". Assurez-vous que les contraintes de temps soient définies de manière à convenir aux horaires que vous souhaitez proposer dans votre agenda des services.

Le tutoriel agenda des ressources explique comment procéder pour créer un agenda des ressources. Vous pouvez suivre les étapes fournies dans ce tutoriel. Nommez simplement votre agenda "Enseignants" au lieu de "Thérapeute".

Configurer un agenda des ressources

Vous pouvez maintenant revenir à votre Tableau de contrôle pour configurer votre agenda des rendez-vous. Cliquez sur Nouvel Agenda sur le côté droit de l'écran. Comme la disponibilité des cours de langue dépend de la disponibilité des enseignants, contenue dans l'agenda des ressources distinct, sélectionnez Agenda des services dans la liste.

Il est important de choisir le bon type d'agenda dès le début, car la seule façon de le modifier est d'en créer un nouveau.

Nommer votre agenda

Le titre que vous donnerez à votre agenda des rendez-vous ainsi que votre nom de compte formeront l'URL que vos clients verront dans leur navigateur lorsqu'ils utiliseront votre agenda. Choisissez un titre court, mais suffisament clair.

Nommer votre agenda

Vous pourrez toujours modifier ce titre (ainsi que le nom de votre compte) ultérieurement. Notez que dans ce cas, l'URL de l'agenda changera en conséquence et vous devrez peut-être en informer les utilisateurs. Dans le cadre de ce tutoriel, entrez "Leçons de conversation" et cliquez sur Suivant.

Lister vos services et relier des ressources

Vous pouvez maintenant établir une liste de vos services et appliquer des valeurs de durée par défaut si nécessaire.

Si vous avez déjà créé un agenda des ressources, vous pouvez utiliser le sélecteur à côté de chaque service pour définir les ressources requises pour que le service devienne disponible. Si vous ne l'avez pas encore fait, vous pourrez le faire en suivant le tutoriel agenda des ressources.

Comme premier service, entrez "Conversation anglaise débutant" et reliez-le à l'agenda des ressources "Enseignants". Si tous les enseignants parlent anglais, vous pouvez paramétrer les ressources de manière à ce qu'elles permettent de choisir "N'importe quel enseignant". Vous pouvez également déterminer les heures de début des cours et les contraintes de temps.

Entrez un deuxième service, par exemple, "Conversation en français débutant". Comme seul Maurice enseigne le français, sélectionnez la ressource "Maurice" dans le tableau "Enseignants".

Dans le cas où vous ne définissez qu'un seul service, l'interface utilisateur s'adaptera pour masquer le widget de sélection des services.

Cliquez sur Terminer pour publier votre agenda en ligne. L'étape 2 vous aidera à tester votre agenda pour vous assurer qu'il fonctionne comme prévu.

Test de votre agenda afin de vérifier qu'il marche comme prévu

Pour utiliser votre système de réservation en tant qu'administrateur, cliquez sur Utiliser dans la fenêtre du menu. Cette option n'est visible que lorsque vous êtes connecté en tant qu'administrateur.

Lancement de l'agenda cours de conversation

Les utilisateurs normaux verront le même agenda des rendez-vous, mais avec moins d'options. Vous trouverez aussi l'option Utiliser en vous rendant sur votre Tableau de bord.

Vous pouvez accéder rapidement à votre Tableau de bord grâce au lien en haut à droite de votre écran. Vous pouvez aussi ajouter la page à vos favoris dans votre navigateur.

Réserver un cours

Si vous avez créé plus d'un cours, vous verrez une liste dans une colonne sur le côté gauche de votre Tableau de bord. Pour réserver un cours, cliquez sur l'une des icônes d'horaires disponibles et modifiez les détails.

Lorsque vous cliquez sur Créer une réservation, l'agenda est mis à jour pour afficher votre réservation et modifier les disponibilités en conséquence. Si vous souhaitez modifier une réservation, cliquez à nouveau dessus pour apporter des modifications. N'oubliez pas de cliquer sur Mettre à jour la réservation avant de la fermer pour éviter de perdre les modifications effectuées.

Les réservations liées à des ressources apparaîtront sur les agendas des ressources, mais ils ne peuvent pas y être modifiées. Si vous cliquez sur une ressource, une fenêtre avec un lien vers l'agenda où elle peut être modifiée s'affichera. Si la même réservation apparaît dans plusieurs agendas liés, elle n'est comptabilisée que comme une seule réservation dans le cadre de votre abonnement.

Modifier la configuration

Vous disposez désormais d'un agenda des rendez-vous de base pour vos cours de conversation. Vous pouvez commencer à le personnaliser pour qu'il corresponde davantage à vos besoins.

Onglet service école de langues

Pour accéder à une liste des options que vous pouvez modifier, cliquez sur Configurer et Aperçu. Vous pouvez geler votre agenda des rendez-vous ou le supprimer entièrement sur cette page.

Configurer les services

L'onglet Services permet d'afficher une liste des services disponibles et leur connexion aux ressources. La moitié supérieure de l'écran vous permet de créer et de mettre à jour vos services. Vous pouvez cliquer et faire glisser les lignes pour modifier l'ordre dans lequel les services sont répertoriés.

Créer un nouveau service

Si vous cliquez sur Nouveau service ou que vous cliquez sur l'icône de modification d'un service existant, une fenêtre vous permettant d'ajuster leurs paramètres s'affiche. Vous pouvez également changer la couleur d'un service en cliquant sur la case de couleur dans le coin supérieur droit de la fenêtre.

Le bouton d'option Caché (à côté de Normal) vous permet de créer un service visible uniquement par l'administrateur et les superutilisateurs. Les services cachés n'apparaissent pas dans la liste des services que vos clients voient.

Configuration des leçons de conversation

Vous pouvez entrer une description du service qui apparaîtra lorsqu'il est sélectionné dans le champ en bas de la fenêtre d'édition. Ce descriptif peut être mis en page et contenir des images, si elles sont disponibles en ligne.

Si en tant qu'administrateur ou superutilisateur vous souhaitez pouvoir modifier librement la durée d'un service, vous pouvez cocher la case Autoriser les superutilisateurs et l'administrateur à ignorer toutes les contraintes de temps dans l'onglet Accès. Cette option vous permet d'entrer librement un horaire de fin dans votre agenda des rendez-vous, sans que vous ayez à créer un service distinct pour cela.

Déterminer les ressources

Si votre compte contient des agendas des ressources, la fenêtre d'édition des services contiendra également une section intitulée Ressources où vous pourrez indiquer lesquelles des ressources de ces agendas devront être disponibles lors de la prise de rendez-vous. Vous pouvez par exemple spécifier qu'un cours requiert à la fois un enseignant spécifique et une classe spécifique. Si plus d'un enseignant peut donner un cours, vous pouvez cliquer sur le bouton "ou" et afficher chacun d'eux.

Pour ajouter de nouvelles ressources, allez à votre Tableau de bord, cliquez sur Nouvel agenda et sélectionnez l'agenda du type Ressource. Vous pouvez également ajouter des ressources supplémentaires à un agenda des ressources déjà existant via l'onglet Ressources.

Configurer les paramètres généraux

Vous pouvez personnaliser le terme que vous souhaitez utiliser à la place de "réservation" dans Terme utilisé pour décrire une entrée. Vous pouvez sélectionner un terme dans la liste ou en entrer un autre qui décrira votre service de manière appropriée. Dans le cadre de ce tutoriel, "cours" est le terme le plus approprié. Ce terme sera utilisé dans toutes les fenêtres de dialogue, les textes d'aide et les confirmations par e-mail.

Les options se trouvant dans Aspect vous permettent aussi de changer le terme "utilisateur" pour le remplacer par "client" par exemple.

Limites par utilisateur

Ensuite, déterminez le nombre de réservations qu'un client peut effectuer sur votre agenda. Une fois le maximum atteint, les réservations ne peuvent plus qu'être modifiées ou supprimées.

Lorsqu'un service est lié à un ou plusieurs agendas des ressources, les limites définies dans ces agendas s'appliquent aussi au service en question. Si la case à cocher Plusieurs réservations peuvent avoir lieu en même temps n'est pas cochée, l'agenda se comportera comme s'il n'y avait qu'une seule ressource partagée nécessaire pour chaque rendez-vous. Cochez cette case si vous proposez un service qui peut être réservé plusieurs fois en même temps (un cours pouvant avoir lieu dans une salle de réunion par exemple).

Fixer les heures de début

Créer une grille des horaires disponibles est généralement plus pratique pour les utilisateurs que de laisser les horaires libres. Vous pouvez prédéfinir les heures de début qui vous conviennent dans le champ Fixer les heures de début. Les élèves peuvent ensuite choisir une heure en cliquant simplement sur un horaire.

Si vous proposez un service qui dépend d'une ressource interchangeable, le système peut montrer au client un menu déroulant de ressources disponibles parmi lesquelles choisir. Dans le cadre de ce tutoriel, les étudiants pourraient sélectionner un enseignant préféré par exemple.

Si vous proposez plus d'un service, vous pouvez sélectionner l'ordre dans lequel les services et/ou les ressources disponibles seront présentés dans la rubrique Sélection des services.

Ajouter un prix

Le champ Prix vous permet de facturer des frais de réservation, ou de recueillir les données des cartes de crédits utilisées (à l'exception des codes de vérification à trois chiffres). Vous pouvez créer des règles de tarification avancées qui modifient le prix en fonction de conditions particulières en cliquant Configurer le prix. Pour plus de détails, veuillez consulter Ajouter des options de paiement à votre agenda.

Tarifs des cours de conversation

Test de l'agenda en tant que visiteur

Testez le processus de planification en tant que client pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu. Pour cela, vous devrez passer d'un accès administrateur à un accès utilisateur, ce qui est expliqué plus en détail dans Test de l'agenda créé. Vous pouvez ajouter des cours en tant qu'utilisateur et les supprimer après avoir vérifié que l'agenda des rendez-vous fonctionne correctement.

Chaque agenda possède sa propre adresse web. Vous pouvez la trouver dans l'onglet Aperçu. Si vous souhaitez orienter un client directement vers un agenda spécifique, vous pouvez copier/coller ce lien dans un courriel ou un SMS.

Agenda utilisateur cours de conversation

Intégrer le système d'inscription dans votre site web

Après avoir configuré votre agenda des rendez-vous et après l'avoir testé pour vous assurer qu'il fonctionne bien comme prévu, vous pouvez y rediriger vos clients.

Vous pouvez orienter vos clients vers votre agenda de deux façons :

  1. Créer un lien vers votre agenda des rendez-vous sur votre site.
  2. Intégrer la page SuperSaaS dans un cadre sur votre site.
  3. Envoyer le lien de votre agenda par email ou à travers les médias sociaux

Pour plus d'informations, veuillez consulter la documentation décrivant comment intégrer un agenda dans votre site.

Exemple d'intégration

Il est possible d'afficher votre agenda des rendez-vous de plusieurs manières. Vous pouvez l'intégrer dans votre site web en utilisant un iframe sur un appareil mobile, ou simplement utiliser un lien vers SuperSaaS.

Vous pouvez utiliser l'espace au-dessus de l'agenda fournir une description ou des instructions plus détaillées. Si vous souhaitez modifier l'apparence ou la palette de couleurs de votre agenda, il existe plusieurs options de formatage.