Les Email et les SMS générés durant le processus de réservation peuvent être personnalisés et même remplacés par vos propres messages. Les rappels et les messages de suivi peuvent également être personnalisés. Presque tout les messages peuvent contenir des AutoTextes qui, comme des “mots magiques” (balises), sont automatiquement remplacés par des valeurs dynamiques lorsque le message est généré. Le texte qui apparaît à l’écran pendant le processus de réservation peut également être personnalisé mais avec une syntaxe légèrement différente, voir la section Personnalisation des messages à l’écran.
Sous Configurer > Processus vous pouvez choisir d’envoyer un email de confirmation de la réservation et/ou envoyer aux utilisateurs un rappel avant l’échéance de leur réservation. Par défaut, l’email de confirmation contient les informations suivantes:
Les confirmations et les rappels des réservations peuvent être modifiés depuis Configurer > Aspect, tandis que le texte de confirmation de l’enregistrement de l’utilisateur (création du compte utilisateur) peut être modifié depuis Paramètres. Si vous souhaitez ajouter du texte à ces messages ou même le remplacer complètement avec votre propre texte.
Tous les emails envoyés depuis votre compte sont gardés dans la base de données pendant une heure. Vous pouvez les visualiser depuis votre compte depuis liste des emails envoyés récemment. Cela vous permet de vérifier quels messages ont été envoyés durant la dernière heure, à qui ils ont été envoyés, et si ils contiennent bien le message que vous souhaitez.
@test.com mais il seront bien affichés dans la liste des emails récemment envoyés.
Vous pouvez utiliser ceci pour tester différentes versions d’emails sans avoir à les envoyer à de nombreux vrais comptes emails.
Les AutoTextes sont comme des “mots magiques” (balises) qui sont automatiquement remplacés par des valeurs dynamiques lorsque le message est généré. Cela vous permet, par exemple, de vous adresser à vos utilisateurs en utilisant leur nom ou de faire des messages en fonction de la langue de l’utilisateur de votre agenda. Un AutoTexte est simplement un mot précédé par $, i.e. $name. Dans le tableau ci-dessous vous trouverez les AutoTextes qui peuvent être utilisés dans les emails.
| Le mot… | …sera remplacé par |
|---|---|
$name | le nom de la personne à qui ce message s’adresse, si le système le connaît |
$dear | affiche “Cher $name,” sauf si $name n’est pas connu |
$login | l’identifiant de la personne ayant créée la réservation (vide si administrateur ou pas connecté) |
$subject | le reste de cette ligne sera utilisé comme Objet de l’email et peut contenir d’autres termes d’AutoTexte |
$url | un lien vers l’agenda à la date de la réservation |
$modurl | un lien qui contient une marque permettant de modifier cette réservation sans se connecter |
$action | décrit l’action qui a entraîné l’envoi du message, par ex. : ‘Votre réservation a été $action’ → ‘Votre réservation a été enregistrée’ ou ‘Votre réservation a été modifié’ |
$details | donne les détails de la réservation, à utiliser si ceux-ci ont été effacés par l’usage de $replace, voir ci-dessous |
$replace | enlève tout le texte généré par défaut par le système, seul votre texte personnalisé apparaît |
$nourl | enlève uniquement l’URL du texte généré par le système |
$id | le numéro de référence, utile pour le consulter rapidement dans l’interface ‘superviser’ |
$slot_id | le numéro de référence du créneau correspondant (agenda de capacité uniquement) |
$form_id | le numéro de référence du formulaire correspondant (s’il y en a un) |
$start | L’heure de début et l’heure de fin de cette réservation. Utilisez $start_time ou $finish_time pour afficher uniquement l’heure |
$created | La date de création de cette réservation et l’heure à laquelle elle a été modifiée ou supprimée pour la dernière fois |
$when | Affiche l’heure de début et de fin, et ajoute des informations sur le fuseau horaire en fonction de la configuration |
$previous_start | Si le rendez-vous a été mis à jour, cela affiche l’heure de début avant la mise à jour |
$length | La durée du rendez-vous affichée sous la forme H:MM ou DD:HH:MM |
$ical | La réservation sera jointe à la notification sous la forme d’un fichier iCalendar |
$meeting_url | Affiche le lien vers la réunion Google Meet ou Zoom s’il y en a un |
$form | Si un formulaire est connecté à cet objet, il sera joint sous la forme d’un fichier HTML |
$price | Prix du rendez-vous. Pour les rendez-vous récurrents, il s’agit du prix du premier rendez-vous |
$credit | Niveau de crédit actuel de l’utilisateur (après la création du rendez-vous) |
$resources | Les noms des ressources connectées (agenda de service uniquement) |
$position | Affiche la position sur la liste d’attente (agenda de capacité uniquement) |
$field_1 | Affiche la valeur des champs personnalisés définis dans l’onglet Configuration, onglet Processus |
$field_1a | Affiche la valeur des champs personnalisés définis sur la page Contrôle d’accès |
$su | Affiche la valeur du champ superviseur s’il est disponible |
$if "action" | Le reste de la phrase n’est imprimé que si action correspond à l’action en cours. Pour appliquer la condition à plusieurs lignes, les encadrer d’accolades. Voir ci-dessous pour une liste des actions possibles |
$else {message} | La clause $else ne peut suivre qu’une clause $if. Le message doit être encadré d’accolades et ne sera affiché que si la condition $if précédente est fausse |
$title | Agenda de capacité uniquement : Le titre, l’emplacement, la description et la quantité réservée. Le niveau indique le nombre de réservations dans un créneau. Pour les agendas multi-ressources, $description contient le nom de la ressource |
Normalement, votre texte personnalisé est ajouté à l’e-mail généré par le système. Cependant, si vous utilisez la chaîne $replace n’importe où dans le message, votre texte remplacera entièrement le message du système.
$if comme expliqué ci-dessous.
Pour les e-mails de confirmation et de rappel, vous pouvez prévisualiser à quoi ressemblera l’e-mail en cliquant sur le bouton Aperçu à côté du champ où vous saisissez le texte automatique. Cela affichera un e-mail basé sur le rendez-vous le plus récemment mis à jour.
Les commandes de texte automatique peuvent également être enchaînées. Le prochain extrait de code ne remplacerait le titre que lorsqu’un nouvel rendez-vous est créé, et laisserait sinon le titre par défaut :
$if "created" {$subject Vous avez un nouveau rendez-vous le $start}
Les valeurs autorisées après l’instruction $if sont : created, changed, deleted, approved, refunded, placed_on_the_waiting_list, changed_on_the_waiting_list, removed_from_the_waiting_list ou placed (placed signifie qu’il est passé de la liste d’attente à un rendez-vous régulier).
$if "placed_on_the_waiting_list" {Vous êtes le numéro $position sur la liste d'attente}
Vous pouvez également utiliser un identifiant de langue comme EN ou ES pour afficher un message uniquement si une personne a sélectionné cette langue particulière sur l’agenda.
$if "ES" {Gracias} $else {Merci}
$if "created || placed_on_the_waiting_list" {Merci d'avoir réservé}$if "EN && deleted" {Annulation confirmée}$modurl
Le code $modurl générera un lien contenant un jeton qui permettra au visiteur de ce lien de modifier ou de supprimer le rendez-vous sans avoir besoin de se connecter.
Cela est particulièrement utile si vous permettez aux personnes de prendre rendez-vous sans se connecter, car vous pouvez ainsi leur permettre de modifier leurs propres rendez-vous par la suite.
Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans notre article de blog sur la personnalisation des e-mails.
Par défaut, les courriels sont envoyés au format “Texte brut”, car cela a la meilleure chance de passer à travers les filtres anti-spam. En changeant le format du courriel en HTML sur la page Paramètres, vous pouvez ajouter du style aux courriels. L’éditeur de texte HTML pour les courriels dispose de boutons pour ajouter de la couleur et des liens, et vous pouvez modifier le code HTML lui-même en cliquant sur le petit bouton “Code source” . Mais si vous ajoutez trop de liens ou d’images, vous risquez que votre courriel soit marqué comme spam.
Par défaut, les emails de notifications de votre compte sont envoyés depuis l’adresse pas-repondre@supersaas.com dans le champ “From:” du message.
C’est une bonne idée de changer ce champ pour rassurer vos utilisateurs en montrant que le message provient bien de vous pour vous assurer de pouvoir réceptionner d’éventuelles réponses.
Vous pouvez changer ce paramétrage depuis la page Paramètres.
Il vous permet aussi bien d’ajouter en entête de message un “Reply-to” ou de changer dans le “From” avec votre adresse.
Changer l’adresse devant “From” par la vôtre peut sembler intéressant, mais cette option s’accompagne d’une condition importante : les courriers ont un risque plus élevé d’être marqués comme spam, car nous ne pouvons pas les signer si l’adresse “From” diffère de la nôtre. En outre, afin de respecter les normes Internet visant à prévenir le spam, vous devrez ajouter notre serveur de messagerie dans l’enregistrement SPF de votre DNS. La modification d’un DNS peut être délicate et il se peut que vous n’ayez pas la possibilité de modifier le DNS de votre serveur de messagerie.
L’en-tête “Reply-to”, quant à lui, sera toujours envoyé avec noreply@supersaas.com dans le champ “From”, mais la plupart des logiciels de messagerie afficheront votre nom de compte comme expéditeur et vous renverront également les réponses. Comme notre serveur de messagerie peut apposer une signature cryptée sur le message, s’il comporte supersaas.com dans le champ “From”, il a de grandes chances de passer les filtres anti-spam.
Par ailleurs, tous les liens mentionnés dans les messages électroniques afficheront supersaas.com à moins que vous ne configuriez un domaine personnalisé et que vous le reliez à votre compte.
include:spf.supersaas.com
Via la page Intégrations, vous pouvez trouver la page “Passerelle SMS” où vous pouvez personnaliser le contenu textuel par défaut des rappels SMS. Les mêmes codes de texte automatique utilisés pour personnaliser les messages électroniques peuvent être utilisés pour personnaliser les rappels SMS envoyés à vos clients. Notez que cela n’affecte pas les notifications SMS qui vous sont envoyées pour vous informer des nouvelles réservations ou des réservations mises à jour.
Le contenu par défaut du rappel est :
Rappel : <titre du rendez-vous> le <date et heure>
Le premier champ inséré affiche le titre du rendez-vous et le deuxième affiche la date et l’heure du rendez-vous.
Par exemple, si vous n’avez pas modifié le message, un rappel pour un cours de yoga ressemblerait à ceci :
Rappel : Yoga (Briana) le 10/10/2024 à 18h00
Plus d’informations sur la configuration des confirmations SMS peuvent être trouvées dans la documentation confirmation et rappel.