Logiciel de prise de rendez-vous pour ambassades et consulats en 35 langues
Nos formules gratuites sont à votre disposition.
La planification internationale des rendez-vous, plus simple et plus fluide
Permettez aux visiteurs de réserver facilement en ligne des entretiens de visa, des démarches de citoyenneté et d’autres services consulaires, avec détection automatique de la langue et du fuseau horaire. Gérez les disponibilités par type de service, agent et période.
Synchronisez automatiquement les rendez-vous avec vos applications d’agenda pour fluidifier les opérations. Utilisez des options de paiement sécurisées pour les frais consulaires et envoyez confirmations et rappels par SMS ou email.
Commencez avec des offres à partir de 7 € par mois et faites évoluer la solution selon les besoins de votre mission diplomatique. Simplifiez l’organisation des rendez-vous pour vos équipes comme pour les usagers.
“J’ai testé de nombreux outils de planification avant de m’abonner à SuperSaaS. SuperSaaS est de loin le meilleur, il se démarque vraiment. Il offre une souplesse impressionnante et on peut l’adapter exactement à ses besoins. C’est un outil puissant.
Un avantage important est de pouvoir renommer les fonctions, par exemple appeler les utilisateurs « employés » ou « clients », et les rendez-vous « réunions » ou « réservations ». Cela rend l’outil beaucoup plus intuitif pour les équipes, ce qui est souvent la moitié du travail dans un nouveau processus.”
Pourquoi un système de prise de rendez-vous est essentiel pour les ambassades et les consulats
Permettez aux visiteurs et demandeurs de visa de réserver en ligne 24h/24 et 7j/7
Un logiciel de prise de rendez-vous pour ambassades et consulats permet aux citoyens et visiteurs de réserver au-delà des horaires de bureau habituels, ce qui améliore l’expérience globale. L’automatisation optimise le temps administratif tout en assurant une utilisation maximale des créneaux disponibles.
- Processus simplifié : facilitez la prise de rendez-vous et permettez aux demandeurs de reprogrammer leurs créneaux eux-mêmes.
- Moins d’absences : envoyez automatiquement des confirmations et rappels de rendez-vous avant l’entretien.
- Temps tampon : prévoyez un temps tampon entre les rendez-vous pour absorber les imprévus.
Tous les dossiers et documents des visiteurs au même endroit
Un autre avantage important est la centralisation des informations des visiteurs, facilitant le suivi des demandeurs de visa et de leurs pièces justificatives. Les copies de passeport, formulaires de visa et autres documents d’identité peuvent être stockés avec les détails du rendez-vous.
- Formulaires personnalisables : collectez les informations essentielles des demandeurs via des formulaires en ligne personnalisables.
- Conformité en matière de protection des données : stockez les documents importés de façon sécurisée via Dropbox afin de respecter les exigences de confidentialité et de RGPD.
Une planification conçue pour les professionnels des missions diplomatiques
Notre plateforme pour ambassades et consulats s’est perfectionnée au fil des années grâce aux retours de professionnels du secteur diplomatique. Elle répond aujourd’hui aux besoins spécifiques de chaque mission.
- Interface multilingue : échangez avec vos visiteurs en 35 langues.
- Prise en charge des fuseaux horaires : affichez les rendez-vous dans l’heure locale de chaque visiteur, utile pour les rendez-vous à distance.
- Rendez-vous virtuels : envoyez automatiquement un lien pour des services de visioconférence comme Google Meet ou Zoom lors d’un échange en ligne.
- Évolutivité : faites évoluer votre abonnement facilement pour absorber les périodes de forte demande et les saisons de dépôt de visa.
Fonctionnalités de notre solution de prise de rendez-vous pour ambassades et consulats
Planification autonome par les visiteurs
Gagnez du temps en définissant à l’avance comment et quand les visiteurs peuvent réserver ou reprogrammer des rendez-vous et réunions sans intervention de votre part
Langues et fuseaux horaires
Les visiteurs ou demandeurs peuvent choisir parmi 35 langues et leur fuseau horaire peut être détecté automatiquement
Aspect et formulaires personnalisés
Personnalisez complètement la présentation et demandez les informations nécessaires à la réservation, par exemple les exigences de visa ou les éléments d’identification
Ajoutez à votre site web
Intégrez votre système de prise de rendez-vous consulaire à votre site officiel responsive via JavaScript ou plugin pour permettre la réservation autonome
Confirmations et rappels
Confirmez les réservations et envoyez des rappels par e-mail ou SMS pour que personne n’oublie. Recevez des notifications lorsque des modifications sont apportées.
Personnalisation de l’agenda à profusion
Définissez des durées de rendez-vous spécifiques, précisez les informations obligatoires et renseignez le lieu des entretiens
Gestion des utilisateurs
Définir des niveaux d’accès distincts pour les membres de l’équipe ou créer des groupes d’utilisateurs avec accès à des plannings spécifiques.
Rapports et analyses
Obtenez des informations sur vos réservations ou exportez vers un autre programme, tel que Excel.
Sécurité et fiabilité
Vos données sont sécurisées et stockées conformément au RGPD, avec des sauvegardes automatiques et une surveillance 24/7.
Ajoutez facilement une réservation en ligne à votre site web.
Connectez votre planning de rendez-vous avec vos applications et logiciels préférés.
Le système de planification de rendez-vous en ligne qui vous permet de vous intégrer à vos applications et logiciels préférés.
Microsoft 365
Zoom
WordPress
Instagram
Twilio
Dropbox
PayPal
Stripe
Adopté par des services gouvernementaux et missions diplomatiques dans le monde entier
- Consulats
- Hautes commissions
- Missions diplomatiques
- Bureaux commerciaux
- Instituts culturels
- Centres de demande de visa
- Services de passeport
- Sections visas d’ambassade
- Services consulaires
- Organismes de développement économique
- Offices du tourisme
- Et plus…
Témoignage d’un client de longue date
Kate Dahl est une coach professionnelle résidant au Danemark et originaire des États-Unis. Elle est devenue consultante en emploi pour les personnes à la recherche de nouvelles opportunités. Kate a commencé à utiliser SuperSaaS en 2020 pour planifier ses rendez-vous en ligne.
Lire l’histoire de KateQuestions fréquemment posées
Les réponses dont vous ignoriez avoir besoin
Questions générales
Qu’est-ce qui distingue SuperSaaS de la concurrence ?
SuperSaaS offre plus de fonctionnalités que d’autres systèmes de planification de rendez-vous, grâce aux améliorations continues que nous avons apportées en fonction des retours des clients au cours des 15 dernières années.Il s’adapte à votre flux de travail, plutôt que de vous forcer à adapter votre processus au système.
Notre grande échelle nous permet de répartir les coûts sur de nombreux clients, offrant ainsi des prix plus avantageux.
Ai-je besoin de mon propre site web ?
SuperSaaS peut être intégré de manière transparente dans n’importe quel site, si vous n’avez pas de site web (encore), vous pouvez également utiliser le lien vers un planning SuperSaaS directement, l’ajouter dans votre signature d’email, le partager via WhatsApp, ou le mettre sur votre page Facebook ou Instagram.Avez-vous une application mobile ?
Lorsque vous (ou vos clients) consultez un agenda avec un appareil mobile, tel qu’un iPhone ou un Android, le système affichera automatiquement une version optimisée pour les appareils portables.
Vous pouvez pareillement afficher votre agenda en utilisant une icône sur l’écran d’accueil d’un iPad ou d’un iPhone. Cela ressemblera à une application, mais vous n’avez pas besoin de visiter l’App Store pour la télécharger. Voir les informations sur les appareils mobiles pour plus de détails.
Puis-je connecter SuperSaaS à d’autres agendas ?
Vous pouvez faire en sorte que la disponibilité de votre agenda SuperSaaS dépende de votre agenda Google ou Outlook. SuperSaaS ne récupère que vos informations de disponibilité, nous ne téléchargeons pas vos rendez-vous.
De cette manière, vous pouvez permettre aux utilisateurs de planifier un rendez-vous dans votre agenda personnel, sans avoir besoin de donner à quiconque accès aux détails de votre agenda.
Abonnements et facturation
La version gratuite est-elle vraiment gratuite ?
SuperSaaS est 100% gratuit à utiliser indéfiniment et ne nécessite pas d’informations de carte de crédit pour commencer. La version gratuite a une limite de 50 rendez-vous et des publicités sont affichées sur la page de l’agenda, avec quelques autres limitations.Les détails peuvent être trouvés sur la page des tarifs. Vous êtes invités à continuer à utiliser le service gratuit pour un usage privé et non commercial.
Puis-je passer à un forfait plus grand ou plus petit ?
Vous pouvez augmenter ou diminuer votre forfait à tout moment, les paiements sont ajustés automatiquement. Vous pouvez même revenir à la version gratuite si vous n’avez pas besoin du système pendant un certain temps et y revenir plus tard. Ainsi, les entreprises saisonnières n’ont besoin de s’abonner que lorsqu’elles sont en saison.Que se passe-t-il si je dépasse ma limite de rendez-vous ?
Lorsque vous dépassez le nombre maximum de rendez-vous autorisés sur votre forfait d’abonnement, le système vous en informera par e-mail. Vous avez ensuite trois jours pour soit mettre à niveau le compte, soit réduire le nombre de rendez-vous (n’hésitez pas à nous envoyer un e-mail si vous avez besoin de plus de temps).
Nous ne supprimerons jamais vos rendez-vous à venir. Si vous dépassez toujours votre limite après trois jours, le système n’acceptera plus de nouveaux rendez-vous jusqu’à ce que la situation soit rectifiée. Toutes les autres fonctionnalités restent inchangées. Ainsi, vous et vos utilisateurs pouvez toujours voir et modifier les rendez-vous qui ont déjà été saisis.
Facturez-vous lorsque mes utilisateurs paient pour des réservations ?
Si vous souhaitez que les clients paient les rendez-vous à l’avance, vous pouvez utiliser le système de paiement en ligne intégré. Vous pouvez choisir parmi plusieurs prestataires de paiement différents, tels que PayPal ou Stripe, ou même proposer une combinaison de plusieurs prestataires. Ils envoient les paiements directement à votre compte bancaire, en déduisant des frais pour leur service. L’argent ne passe pas par SuperSaaS et nous ne facturons aucun frais.
Vous pouvez aussi utiliser le “système de crédits” intégré, dans lequel les clients achètent des crédits à l’avance qu’ils utilisent ensuite pour réserver des rendez-vous.
Plus d’informations peuvent être trouvées dans notre documentation de support.
Les avantages d’un logiciel de planification pour ambassades et consulats
Efficacité accrue
L’automatisation de la prise de rendez-vous libère vos équipes des réservations manuelles et des appels, afin qu’elles se concentrent sur les services consulaires essentiels.
Meilleur service
La réservation en ligne à tout moment évite les allers-retours et les longues attentes. Les citoyens et demandeurs de visa apprécient de pouvoir choisir eux-mêmes un créneau sans devoir appeler ni envoyer d’email.
Diminution des absences
Les rappels automatiques par email et SMS envoyés avant chaque rendez-vous réduisent fortement les absences et limitent la perte de créneaux pour les entretiens de visa.