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Connexion à un service de visioconférence

SuperSaaS offre plusieurs façons de se connecter à des services de visioconférence (encore appelé vidéoconférence) comme Google Meet, Zoom, Jitsi Meet et Microsoft Teams. Le système peut créer automatiquement des réunions dans Google Meet et Zoom. Vous pouvez ajouter manuellement des liens de réunion à ces services ou à tout autre service de conférence.

Les liens de réunion restent cachés à l’utilisateur jusqu’à ce qu’il soit inscrit à un cours ou qu’il ait créé un rendez-vous. Les liens de réunion seront ajoutés automatiquement aux e-mails de confirmation et de rappel.

Créer des réunions vidéo dans Google Meet

SuperSaaS peut ajouter automatiquement des réunions Google Meet lors de la publication d’un planning SuperSaaS dans Google Agenda.

Pour activer Google Meet:

  1. Premièrement, activez la publication Google Agendas
  2. Allez dans Configurer > Processus sur l’agenda où vous voulez activer cette fonctionnalité
  3. Recherchez la rubrique “Ajouter un lien pour une réunion en ligne à votre rendez-vous?”
  4. Sélectionnez l’option “Créer une réunion Google Meet”

Une fois activé, le système ajoutera automatiquement les réunions vidéo à votre agenda Google pour les nouveaux rendez-vous, et insérera par la suite les liens des réunions dans les rendez-vous sur SuperSaaS.

Créer des réunions vidéo dans Zoom

SuperSaaS peut générer automatiquement un lien de conférence Zoom lorsqu’un utilisateur programme un rendez-vous avec vous, puis ajouter ce lien au rendez-vous sur votre agenda.

L’offre gratuite “Basic” que propose Zoom est limité à des réunions de 40 minutes maximum. Notre système ne vous empêche pas de programmer une réunion plus longue que ne le permet votre formule Zoom. Si vous voulez avoir des réunions plus longues, vous devriez envisager de passer à leur offre “Pro”.

Pour connecter votre agenda à Zoom:

  1. Visiter la page Intégration Zoom
  2. Pour chaque agenda que vous souhaitez connecter cliquer sur le bouton Se connecter à Zoom
  3. Si c’est la première fois que vous vous connectez à Zoom alors la permission de le faire vous sera demandé

Chaque fois qu’une réservation est effectuée dans un agenda connecté, le système crée automatiquement une réunion dans Zoom. Ce processus peut prendre jusqu’à une minute.

Dès que les détails de la réunion Zoom sont disponibles, le lien de la réunion deviendra visible dans l’interface SuperSaaS pour les superutilisateurs et l’utilisateur qui a réservé.

Dans le cas d’un agenda de groupe de type “Capacité”, le lien de la réunion sera stocké dans le champ de localisation du cours (par exemple) lorsque vous la créez. Il sera rendu visible aux utilisateurs après leur inscription au cours.

L’intégration Zoom suppose qu’un nouvel identifiant de réunion sera créé pour chaque réunion. Si vous activez l’option permettant d’utiliser le même ID de réunion pour chaque réunion (appelée “Utiliser l’ID de réunion personnel (PMI) lors de la programmation d’une réunion” dans les paramètres Zoom), la mise à jour des rendez-vous dans SuperSaaS ne mettra pas à jour l’agenda Zoom en conséquence.
Veuillez noter que Zoom vous permet de créer un maximum de 100 réunions par jour. Si vous avez l’intention d’organiser un grand nombre de réunions à l’avance, vous voudrez peut-être répartir cela sur plusieurs jours.

Pour supprimer la connexion :

  1. Visiter la page Intégration Zoom
  2. Pour chaque agenda que vous souhaitez déconnecter appuyer sur le bouton Déconnecter

Si vous déconnectez Zoom de tous vos agendas, nous supprimerons automatiquement vos identifiants Zoom de SuperSaaS.

Ajouter des liens de réunion manuellement

Si vous souhaitez utiliser un service de visioconférence différent de Google Meet ou Zoom, ou si vous souhaitez simplement gérer vous même la création de la visioconférence alors vous pouvez ajouter ce lien à la main.

Pour ajouter un lien de visioconférence manuellement:

  1. Pour les agendas de “Ressources” ou de “Services”, il faut d’abord autoriser le superutilisateur depuis la page Contrôle d’accès
  2. Aller sur la page Configurer > Processus de votre agenda où vous souhaitez appliquer cette fonctionnalité
  3. Trouver le titre “Ajouter un lien pour une réunion en ligne à votre réservation?”
  4. Choisir l’option “Ajouter le lien au champ “champ caché” manuellement” et cliquer sur le bouton sauvegarder en bas de la page

Le lien de la visioconférence sera visible uniquement pour les utilisateurs inscrits pour le cours ou le rendez-vous.