Combinaison d’agendas

L’une des fonctionnalités les plus puissantes de SuperSaaS est la possibilité de combiner plusieurs agendas pour créer des scénarios de planification complexes. Par exemple :

Cas d’utilisation	Type de combinaison
La réservation d’un traitement nécessite la disponibilité à la fois d’une salle et d’un thérapeute. Le système doit donc s’assurer que les deux ressources sont libres en même temps.	Plusieurs ressources sont nécessaires pour une réservation
L’utilisateur a le choix entre différents traitements lors de la prise de rendez-vous. Différents traitements nécessitent la disponibilité de différents thérapeutes.	Différents services nécessitent différentes ressources
L’assistance ne peut être réservée que si un bénévole s’est inscrit pour aider. Cela garantit qu’il y a toujours quelqu’un de disponible pour fournir le soutien nécessaire.	Occuper une ressource en rend une autre disponible
Il y a 20 équipements identiques disponibles à la location, mais plutôt que de permettre aux locataires d’en choisir un en particulier, vous préférez qu’ils en réservent un au hasard.	Ressources mises en commun, présentées comme une seule entité
Un club permet à ses membres de réserver un court de tennis, mais autorise aussi les clients sans rendez-vous. Les membres pourraient réserver le même court à un prix inférieur ou plus longtemps à l’avance.	Une seule ressource, présentée comme plusieurs entités
Vous avez une contrainte différente sur un seul jour de la semaine. Vous pouvez créer un agenda distinct pour ce jour, puis le combiner pour présenter à l’utilisateur une vue unifiée de la semaine.	Combiner des agendas en une seule vue

Les agendas de services peuvent utiliser les agendas de ressources

Des trois types d’agendas dans SuperSaaS, l’agenda de type “service” est le seul qui puisse se connecter à d’autres agendas de type “ressource” (Cette fonctionnalité a pour contrepartie que vous ne pouvez pas créer de rendez-vous répétitifs ou définir des durées différentes sur un agenda de services).

Plusieurs ressources sont nécessaires pour une réservation

Un service nécessite souvent qu’une ou plusieurs ressources soient disponibles en même temps. Pour que cela fonctionne, le système vérifie que toutes les ressources requises sont libres avant d’autoriser une réservation. Pour mettre cela en place, créez un ou plusieurs agendas de type ressource dont le service dépend. Vous pouvez le faire avant de créer l’agenda de services ou après. Une fois les deux configurés, connectez l’agenda de ressources en allant dans Configurer > Services de l’agenda de services. Ce tutoriel donne un exemple étape par étape.

Toutes les ressources peuvent être placées dans un seul ou dans plusieurs agendas de ressources. En règle générale, si vous avez des ressources interchangeables (par exemple, vous avez plusieurs salles et le service peut être fourni dans n’importe laquelle d’entre elles), il est préférable de les placer dans le même agenda de ressources.

Par exemple, le service “massage” nécessiterait qu’un thérapeute soit disponible. De même, proposer un service “salle de réunion avec projecteur” nécessiterait qu’une salle de réunion et un projecteur soient disponibles en même temps.

Plusieurs ressources sont combinées pour une réservation — Plusieurs ressources sont nécessaires pour une seule réservation

En variante, il peut parfois être utile de spécifier que deux ressources identiques sont nécessaires pour une réservation. Par exemple, si vous avez une salle de réunion qui peut être divisée en deux à l’aide de cloisons. Ou vous pourriez avoir un court de tennis qui peut être divisé en deux terrains de pickleball. Dans ce cas, vous définiriez un service séparé pour les courts de tennis nécessitant deux terrains de pickleball, tout en permettant également de les réserver séparément.

Différents services nécessitent différentes ressources

Vous pouvez laisser les utilisateurs choisir parmi différents services lors de la prise de rendez-vous. Chaque service peut nécessiter une ou plusieurs ressources spécifiques, selon les besoins. Par exemple, un traitement particulier peut n’être disponible qu’avec un thérapeute possédant les compétences requises. Une fois que l’utilisateur sélectionne un service, l’agenda se met automatiquement à jour pour n’afficher que les dates et heures auxquelles un thérapeute adapté est disponible.

L’utilisateur peut choisir parmi plusieurs services — Une réservation nécessite un choix de service, qui requiert ensuite que certaines ressources soient disponibles

Occuper une ressource en rend une autre disponible

Normalement, un service n’est disponible que lorsque toutes les ressources connectées sont disponibles, et lorsqu’un service est réservé, toutes les ressources connectées sont marquées comme occupées. Cependant, vous pouvez modifier ce comportement lors de la configuration d’un service. En cliquant sur le bouton ⊗ occupé puis en sélectionnant le bouton ⊗ à côté d’une ressource, vous inversez cette logique. Le service ne sera alors disponible que si la ressource est occupée. Réserver le service n’affectera pas la disponibilité de cette ressource “occupée” spécifique. Pour empêcher que le service ne soit réservé plusieurs fois, vous devrez peut-être également connecter une ressource “disponible” classique en plus de la ressource “occupée”.

Une réservation sur un agenda crée une disponibilité dans un autre

Travailler avec des ressources occupées peut être utile, par exemple, pour s’assurer qu’un client est mis en relation avec un commercial disponible. Pour un salon professionnel, vous pourriez demander à l’équipe commerciale de s’inscrire sur un agenda de ressources, ce qui ouvrirait un créneau disponible sur un autre agenda de services que les clients pourraient ensuite réserver. Une autre façon de faire serait de demander à l’équipe commerciale de créer un agenda de ressources dans SuperSaaS reflétant leurs disponibilités, puis de demander aux clients de réserver dessus, mais cela demande beaucoup plus d’efforts de la part de l’équipe commerciale.

Ressources mises en commun, présentées comme une seule entité

Il peut être incommode, ou indésirable, de permettre à l’utilisateur de choisir parmi un certain nombre de ressources similaires. Par exemple, plutôt que de laisser un candidat choisir un enquêteur, vous préférez peut-être attribuer le premier disponible ou en sélectionner un au hasard.

Lorsque vous connectez un service à un agenda de ressources comportant plusieurs ressources, vous verrez apparaître l’option « Un(e) de … » pour vous connecter aux différentes ressources. Vous pouvez également combiner des ressources entre agendas en cliquant sur le bouton ou. Sur la page Configurer > Services de l’agenda de services, vous trouverez une option Si plusieurs ressources sont disponibles :. Avec cette option, vous pouvez laisser l’utilisateur choisir une ressource, en sélectionner une au hasard, ou attribuer la première disponible dans l’ordre indiqué sur l’agenda.

Ressources mises en commun dans un seul agenda — Plusieurs ressources peuvent être présentées comme une seule entité

Il est également possible de combiner des ressources mises en commun avec plusieurs ressources pour une réservation, comme expliqué ci-dessus. Par exemple, une réservation de groupe pour une excursion nécessitant 5 vélos et un guide, où vous ne vous souciez pas du guide ni des vélos spécifiques sélectionnés dans le pool. Sélectionnez simplement l’option plusieurs fois.

Une seule ressource, présentée comme plusieurs entités

Vous pouvez présenter des agendas différents à des groupes différents tout en vous assurant que le nombre total de ressources ne soit pas surbooké. Par exemple, un consultant qui travaille sur plusieurs sites et qui souhaite proposer un agenda adapté à chaque site. Chaque site pourrait avoir un prix différent, des services différents et des heures d’ouverture différentes.

Dans ce cas, vous créez un agenda de ressources comme base, puis un ou plusieurs agendas de services qui se connectent au même agenda de ressources. Vous pouvez définir des groupes d’utilisateurs pour vous assurer que les utilisateurs destinés à un agenda ne se retrouvent pas sur un autre.

Une seule ressource présentée dans plusieurs agendas — Une même ressource peut être présentée dans plusieurs agendas

Combiner des agendas en une seule vue

Si vous avez besoin de plus de flexibilité que ne le permettent les paramètres d’un seul agenda, la combinaison d’agendas peut apporter une solution. Par exemple, le week-end, vous avez besoin que le temps tampon entre les réservations soit différent de celui des jours de semaine, parce que le temps de déplacement est différent pendant le week-end. Ou vous souhaitez que la limite par utilisateur soit différente le vendredi pour encourager plus de personnes à réserver ce jour-là.

Dans ce cas, vous créez deux (ou davantage) agendas de type ressource, appelons-les “Semaine” et “Weekend” et appliquez les différentes contraintes à chacun. Ensuite, vous créez un agenda de type service et définissez un service dépendant de “Semaine” ou de “Weekend”. Le résultat sera une combinaison logique des paramètres de chaque agenda. Voir la section suivante pour plus de détails sur la façon dont les agendas interagissent.

Combiner des agendas en une seule vue — Les agendas peuvent être combinés en une seule vue

Comment les agendas interagissent

Lorsque le système vérifie la disponibilité, il tient compte de tout rendez-vous conflictuel pour les ressources demandées. Cependant, il existe de nombreuses autres contraintes de planification que vous pouvez configurer :

Heures d’ouverture
Jours spéciaux comme les vacances
Limiter la durée à l’avance pour laquelle une réservation peut être effectuée
Limiter le nombre de rendez-vous par période ou au total
S’assurer qu’un agenda Google ou Outlook synchronisé est disponible

Une plage horaire n’est disponible que si elle respecte toutes les contraintes, y compris celles de chaque ressource dont le service dépend.

Sur la page Superviser > Horaires d’ouverture, vous trouverez une section expliquant comment les informations de disponibilité sont appliquées. Si vous désactivez une contrainte à cet endroit, elle sera également ignorée dans les services dépendants. Elle inclut l’option . Cette option peut être pratique lorsque vous travaillez sur l’agenda, mais elle peut rendre difficile la compréhension de ce que vos utilisateurs verront, nous recommandons donc de la désactiver pendant la configuration.

Pour les ressources marquées comme ⊗ “disponible quand occupé”, toutes les contraintes, heures d’ouverture et autres limitations de disponibilité sont ignorées. Le seul facteur affectant la disponibilité du service est les plages horaires pendant lesquelles ces ressources sont occupées par des rendez-vous.

Tous les autres paramètres de l’agenda ne s’appliquent qu’aux réservations effectuées sur cet agenda particulier. Par exemple, un seul rappel par e-mail est envoyé, tel que défini par le paramètre de confirmation de l’agenda sur lequel l’utilisateur a créé la réservation. De même, seuls les paramètres de prix et de paiement s’appliquent à l’agenda sur lequel le rendez-vous a été pris.

Il est également important de comprendre la terminologie ET et OU dans la définition des services. Par exemple, si l’agenda A est disponible à 9h00 et 10h00, et que l’agenda B est disponible à 10h00 et 11h00, alors un service qui dépend à la fois de l’agenda A ET de l’agenda B ne serait disponible qu’à 10h00. Tandis que si un service dépend de l’agenda A OU de l’agenda B, alors il serait disponible à 9h00, 10h00 et 11h00.

Diagramme illustrant la logique ET versus OU lors de la combinaison de deux agendas — Combinaison de disponibilité via “ET logique” et “OU logique”

Déclenchement de notifications dans les agendas dépendants

Sur la page Configurer > Processus de l’agenda de services, vous pouvez indiquer si un rendez-vous doit également déclencher des notifications et des webhooks sur tout agenda connecté. Si un rendez-vous affecte plusieurs agendas, alors un e-mail supplémentaire sera envoyé pour chaque agenda affecté, et un webhook pour chaque ressource affectée. Ainsi, une réservation pour une excursion qui réserve le Vélo 1, le Vélo 2 et le Vélo 3, peut déclencher un e-mail et un webhook dans l’agenda de l’excursion, puis un e-mail supplémentaire et trois webhooks supplémentaires dans l’agenda des vélos.

Si un changement sur un agenda de services déplace un rendez-vous d’un agenda vers un autre, un seul événement de mise à jour est envoyé, pour le nouvel agenda. Il ne déclenche pas d’e-mail ou de webhook sur l’agenda d’où la ressource a été retirée.