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SuperSaaS | Tutoriel: Connexion avec d'autres Agendas

Veuillez noter que ce qui suit ne concerne que les abonnés payants de SuperSaaS

SuperSaaS offre plusieurs façons de se connecter à d'autres agendas:

  1. Vous pouvez indiquer si vous êtes libres ou occupés dans votre agenda Google pour indiquer vos disponibilités dans SuperSaaS
  2. Vous pouvez publier votre agenda SuperSaaS dans les agendas Outlook, Google ou iCal
  3. Si vous avez besoin d'une synchronisation plus avancée et que vous êtes un programmeur, nous vous fournissons l'API à cet effet (Application Programming Interface). Lisez notre documentation sur l'API pour plus d'information.

1. Indiquer vos Disponibilités d'un de vos Agendas depuis Google Agenda

Lorsque vous liez Google Agenda à votre Agenda SuperSaaS alors les événements dans votre agenda Google indiqueront ces périodes comme indisponibles pour votre agenda SuperSaaS. Ceci est très utile si, par exemple, vous disposez d'un agenda personnel et que vous voulez laisser vos clients réserver sur les plages ou vous êtes libres. Vous pouvez indiquer également vos heures d'ouverture avec SuperSaaS ainsi vos clients prendront à l'intérieure de ces heures et selon vos disponibilité leur RDV. Noter bien que vos clients ne verront pas le détail de vos RDV personnels mais seulement si vous êtes occupés ou libres. Si vous voulez ajouter un événement dans votre agenda Google mais que vous ne souhaitez pas laisser apparaître dans votre agenda SuperSaaS comme indisponible alors dans Google Agenda vous pouvez éditer cet événement et choisir l'option "Monter comme disponible". Ainsi vos clients ne verront pas cet événement dans votre agenda SuperSaaS et donc votre indisponibilité lié à cet événement. Cette fonctionnalité peut être également utile si vous avez des heures d'ouverture complexes qui peuvent être mieux encadrées par les options que propose Google Agenda plutôt que via les options de SuperSaaS.

Voici les étapes nécessaires pour mettre en place la synchronisation:

ID de votre agenda dans Google Agenda
  1. Assurez vous que les informations disponible/occupé de votre agenda Google sont bien accessibles au public. Dans Google Agenda trouvez le paramètre "Partager cet agenda" et sélectionnez "Rendre cet agenda public" puis si vous le désirez l'option "Afficher uniquement les infos de disponibilité (masquer les détails)". Si l'agenda que vous synchronisez est lui-même un agenda extérieur dont Google extrait les informations alors les options de partage seront choisies au moment même ou vous ajoutez cet agenda à votre compte Google Agenda. Dans le cas ou cet agenda extérieur faisait déjà parti des agendas liés à votre compte alors vous devrez d'abord vous désabonner puis ajouter à nouveau cet agenda à votre compte Google Agenda afin de changer l'option de partage.
  2. Assurez-vous que le fuseau horaire soit bien configuré pour Google Agenda et dans SuperSaaS. Les fuseaux horaires ne doivent pas être obligatoirement les mêmes sur les deux agendas, les heures seront reportées de manière appropriées entre les agendas, cependant assurez vous que ce maintient des fuseaux horaires différents entre vos agendas soit bien intentionnel.
  3. Trouver l'ID de l'agenda que vous voulez synchroniser. Dans Google Agenda cliquer sur "Paramètres" sous le nom de l'agenda pour aller à la page des paramètres de l'agenda. Cliquer sur le nom de l'agenda pour vous rendre dans la page des détails. L'ID est affiché en bas de la page dans la section "Adresse Agenda" (voir l'image). Si celui-ci est votre agenda principal alors il est habituellement identique à votre ID d'utilisateur Google, mais si vous utilisez un agenda secondaire il s'agit alors d'une adresse plus longue du genre "teuappgh9sdojl@group.calendar.google.com".
  4. Sur le site SuperSaaS, rendez vous sur la page "Superviser" puis sur l'onglet "Synchronisation" et entrer l'ID de l'agenda dans le champ correspondant. Si vous souhaitez continuer à entrer des RDV vous même pendant les heures indisponibles de votre agenda Google alors cocher "Permettre à l'administrateur d'ignorer les contraintes de temps". Le logiciel vérifie la connexion lorsque vous cliquez sur "Valider", si il n'y a pas de message d'erreur alors le lien était le bon.

Une fois ce réglage fait, SuperSaaS se connectera régulièrement à votre agenda Google pour mettre à jour. La fréquence à laquelle les informations sur la disponibilité de votre agenda Google sont faites dépend de la fréquentation de votre agenda SuperSaaS. Quand quelqu'un consulte votre agenda, SuperSaaS évalue si les informations de l'agenda date de plus de 15 minutes si c'est le cas alors SuperSaaS demande une mise à jour des informations de votre agenda Google. Ce processus ne prend que quelques secondes et doit passer par le rafraichissement de la page pour être visible. Cela ne pose aucun problème à votre utilisateur car il lui faut passer en général par plusieurs pages avant de confirmer sa réservation. Pour le moment SuperSaaS permet de retrouver vos événements dans votre agenda Google jusqu'à six mois en avance donc considérer bien cette limite de temps pour ne pas laisser vos clients réserver au delà.

Pour le moment un agenda SuperSaaS ne peut pas se synchroniser avec plus d'un agenda Google à la fois, mais un agenda Google peut se synchroniser avec plusieurs agenda SuperSaaS. Ceci n'est valable qu'avec Google Agenda et Google Apps, l'agenda Outlook ou les autres ne sont pas encore supportés. Cependant la plupart des autres programmes tel que Outlook peuvent se synchroniser avec Google Agenda si bien que vous pouvez donc obtenir le même résultat pour le peu que vous utilisiez ce détour.

2. Publier votre Agenda dans un autre Programme d'Agenda

Vous pouvez publier votre agenda dans tout autre programme d'agenda supportant le standard (RFC 2445) iCal feed, comme Microssoft Outlook, Apple iCal ou Google Agenda. Le lien iCal n'a qu'un seul sens: si vous changez quelque chose dans votre agenda SuperSaaS alors il sera repris dans votre agenda Outlook (par exemple) après la synchronisation. Mais les RDV ne pourront pas être édités dans Outlook. Vous pouvez également utiliser le lien webcal pour montrer vos réservations dans l'agenda de votre smart phone, mais en général utiliser le site web SuperSaaS spécifique pour les smart phones (m.supersaas.com) constitue un meilleur choix, de plus vous pourrez éditer vos réservations.

Pour mettre en place un abonnement "webcal" vers votre agenda SuperSaaS, aller à la page "Superviser" puis dans l'onglet "Synchronisation" puis suivez les instructions de cette page. Ensuite vous pouvez utiliser ce lien dans votre programme d'agenda (Outlook ou Google). La procédure dépend du programme d'agenda que vous utilisez, suivez les instructions de votre programme. Si vous utilisez Google Agenda alors vous devez cliquer la flèche pointant le bas à côté de "Autres agendas" dans le coin en bas à gauche puis choisir "Ajouter par l'Url". Noter bien que le temps de rafraichissement ne dépend pas de nous et peut prendre plusieurs heures. Les mises à jour vers Microsoft Outlook prennent environ 15 minutes dans les paramètres par défaut.

Dans un agenda par abonnements les données concernant les RDV sont gardées de manière distinctes si bien que vous pouvez en effacer une sans changer les autres. Si vous placez vos RDV depuis votre agenda SuperSaaS dans un autre programme d'agenda, dans ce cas les RDV ne pourront pas être mis à jour automatiquement. Pour éviter cela SuperSaaS peut vous envoyer automatiquement un e-mail avec en pièce attachée le fichier "iCal" pour chaque réservation faite que vous pouvez donc ajouter à votre programme d'agenda. Voir la documentation ici pour voir comment ajouter un fichier iCal à vos messages e-mails sortants.

La fréquence à laquelle les données sont mises à jour dépend de votre programme d'agenda et non pas de SuperSaaS. Le protocole standard n'est pas très efficace, il demande un transfert de toutes les données pour chaque mise à jour, par conséquence la plus part des programmes d'agenda ont tendances à ne pas faire de mise à jour fréquemment. De plus le format iCal n'autorise la mise à jour que d'un nombre limité de données. Et donc aucun des champs personnalisés que vous aurez créé avec SuperSaaS ne sera repris. Si vous êtes un programmeur vous pouvez lever ces limites en utilisant notre API. C'est bien plus efficace, prenant en compte toutes les données mais cela nécessite la capacité à créer vous même votre interface.

L'interface iCal ne fournit pas de mesure de restriction d'accès aux données. Si bien qu'en théorie n'importe qui peut trouver votre webcal et l'utiliser sans votre consentement. Dans ce cas vous pouvez toujours revenir en arrière en vous rendant dans l'onglet "Accès" et en choisissant en bas de la page "Bloquer l'accès avec les programmes d'agenda".


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