SuperSaaS | Tutoriel pour la réservation de chambres d'hôtes

Utilisez SuperSaaS afin de créer un système de réservation en ligne pour votre petit hôtel, vos chambres d'hôtes ou votre maison de vacances

SuperSaaS est un logiciel de réservation en ligne généraliste et donc si il ne contient pas toutes les fonctions que l'on trouvent dans les logiciels spécialisés pour la réservation hôtelière, il peut néanmoins être une solution très bon marché pour des établissements de faible capacité. Particulièrement, SuperSaaS conviendra donc pour votre petit hôtel, vos chambres d'hôtes ou votre maison de vacances. Cette page montre donc un exemple pour ce type d'établissement. Vous trouverez le résultat dans cette démonstration. Les caractéristiques qui peuvent nous intéresser sont les suivantes:

Chambre d'Hôtes

Exemples de différentes pages

1 Chambre 3 Chambres Disponible

Étape 0: Comment vos clients vous trouveront-ils?

Bien que vous puissiez utiliser l'agenda de réservation SuperSaaS lui même, vous souhaitez probablement quelques pages décrivant vos chambres et d'autres informations comme comment vous contacter. Si vous n'avez pas encore de page web pour vos chambres sachez qu'il existe beaucoup de services sur internet vous permettant de mettre en place de telles pages.

Quand vous créer votre système de réservation vous obtenez un lien qui conduit vos visiteurs sur ce système. Ce lien ressemble à "www.supersaas.fr/schedule/Votre_Hotel". Si vous possédez votre propre nom de domaine alors vous vous pouvez même remplacer le supersaas.fr par votre propre nom de domaine. Vous pouvez alors mettre ce lien sur votre site avec une image du genre "Réserver ici" ou "Connaître les disponibilités". Vous pouvez également mettre ce lien sur vos flyers ou vos cartes de visites ou sur dans la signature de vos e-mails.

Étape 1: Créer un compte

Si vous n'avez pas encore de compte SuperSaaS, cliquez sur "Inscription" sur le lien en haut de notre page et remplissez le formulaire. Soyez sûr de prendre un nom de compte qui sera identifiable et clair pour vos clients puis que ce nom apparaîtra dans l'adresse internet de votre agenda en ligne. Le système vous enverra un e-mail de confirmation avec un lien afin d'activer votre compte. Une fois que vous avez cliquer sur ce lien dans votre e-mail de confirmation, vous pouvez vous connecter et ainsi vous rendre dans votre tableau de bord.

Étape 2: Créer un agenda

Dans le menu de droite vous pouvez cliquer sur "Nouvel agenda" ainsi l'assistant de configuration de votre agenda s'ouvrira. L'assistant vous demandera d'abord si vous souhaitez un agenda de "ressources" ou de "capacité". Pour des chambres d'hôtes vous choisissez un agenda de "ressources", ou chacune de vos chambres est une ressource. Vous pouvez cliquer sur le lien "Aide" dans le coin à droite de l'écran pour plus d'informations sur la différence ente ces deux types d'agenda. La plupart des autres choix que l'assistant va vous présenter s'expliquent d'eux mêmes. La dernière page de l'assistant vous donnera votre adresse web que vous prendrez soin de noter.

Étape 3: Options de personnalisation

Pour des chambres d'hôtes vous souhaitez que l'agenda affiche des jours plutôt que des heures et des minutes comme nous avons par défaut. Pour cela cliquez sur "Configurer" puis sur l'onglet "Ressources" et entrer " Arrondir les horaires au plus prés de: jour". Vous souhaitez également permettre la réservation au minimum pour une journée. Une réservation à la journée commencera et finira le même jour. Dans un hôtel c'est plus pratique de travailler avec une heure d'entrée (check-in) et une heure de sortie (check-out) qui se situe en général au milieu de la journée. Si vous saisissez une heure d'entrée et une heure de sortie dans le champ marqué "Contraintes des heures de début" alors les réservations en tiendront comptes. Une réservation pour une nuit aura donc son début et sa fin sur des jours consécutifs.

Étape 4: Mettre en place le tarif

Sachant que vous faites payer par nuit passée vous sélectionnez "Dépend de la date, la durée ou la ressource" sous le titre "Prix". Puis vous sauvegarder en cliquant sur "Valider" en bas de la page puis vous cliquez sur le lien "Paramétrer le tarif" afin de définir un tarif journalier et des prix selon les saisons. Par exemple pour augmenter le tarif de 50€ en juin vous appliquez une règle qui dit: "Mettre en place l'action suivante: Augmenter le prix de par 50 € par jour" "si la date est entre 1/6 et 30/6". Pour dire que le tarif double le week-end vous choisissez "Mettre en place l'action suivante: Augmenter le prix par 100%" si "le jour de la semaine est Samedi ou Dimanche". Si on est en juin un week-end le système ajoutera donc d'abord 50 € ou augmentera d'abord le tarif de 100%? Vous pouvez décider de l'ordre des règles du tarif que vous souhaitez appliquer en glissant/déposant ces règles dans l'ordre voulue.

Vous pouvez cliquer sur d'autres options de configuration sur les autre pages et ainsi voir ce que vous pouvez encore modifier. Par exemple, sur la page "Édition Détails du Processus" vous pouvez configurer les e-mails de rappel avec les informations dont les clients ont besoin. Pour une explication détaillée de toute les options concernant le processus (de réservation) vous pouvez vous rendre au tutoriel personnaliser l'enchainement. Si vous ne souhaitez pas utilisez l'agenda afin de prendre les réservations mais simplement montrer les disponibilités alors aller à la page de configuration d'accès et sélectionner l'option " Seulement vous ou les super-utilisateurs que vous autorisez peuvent faire toute sorte de changement sur l'agenda en ligne". Vous trouverez une explication détaillée concernant les options d'accès dans le tutoriel contrôler l'accès à votre agenda.

Étape 5: Changer d'apparence

Pour les chambres d'hôtes un agenda en vue mensuelle est sans doute plus approprié qu'une vue hebdomadaire. Vous pouvez changer ceci en haut de la page "Édition des Détails de l'Apparence". Si les jours s'étendent de minuit à minuit (contrairement à une heure d'accueil pendant la journée) alors vous souhaiterez sans doute voir les heures de 0:00 à 24:00 afin de voir entièrement le planning (mettre sur "Minuit à Minuit" si vous utilisez les journées de 12h et non de 24h) Vous voudrez sans doute unifier les couleurs de l'agenda à celle du site.

Il y a deux endroits ou vous pouvez changer l'apparence du site, le lien "Paramètre du compte" à droite dans le tableau de bord qui change tous les agendas reliés à votre compte, et la page Édition des Détails de l'Apparence" que vous trouvez en cliquant sur le bouton "Configurer" près de chaque agenda dans le tableau de bord. Le second ne s'applique qu'à l'agenda en question. Pour une explication détaillée à propos de toutes les options concernant l'apparence suivez le tutoriel changer l'apparence.

Étape 6: Définir les heures d'ouverture

Si vous n'êtes pas ouvert toute la semaine vous pouvez utiliser la page "Heures d'ouverture" afin d'indiquer les jours ou vous êtes fermés. Vous trouvez la page "Horaires d'ouverture" en cliquant sur le bouton "Superviser" associé à votre agenda. Durant les jours ou vous êtes ouverts vous pouvez mettre vos heures d'ouverture et de fermeture afin que l'agenda montre bien vos disponibilités mais attention définissez les de 0:00 à 24:00. Car durant l'étape 3 nous définissons une durée de réservation d'un jour (24h), donc les jours ou notre système n'a pas pris en compte les horaires de 0:00 à 24:00 ne seront pas prises en compte par le système; il dira donc que ces jours ne peuvent pas être réservés.

Vous pouvez utiliser la "Date de début" et la "Date de fin" pour restreindre les réservations à une saison particulière, comme vous pouvez utiliser les "Jours spéciaux" pour bloquer l'agenda à la réservation le jours que vous ne souhaitez pas mettre à disposition. Si vous avez des réservations déjà prises par téléphone lors de la création de votre agenda veuillez les noter dans l'agenda plutôt que de les mettre comme des jours spéciaux. Ainsi votre agenda portera les couleurs relatives à des réservations plutôt qu'à des jours de fermetures.

Étape 7: Essayer votre Agenda

Une fois que vous avez défini les précédents paramètres vous souhaitez essayer votre agenda comme si vous étiez un client. Tant que vous restez connecté en tant qu'administrateur votre agenda ne se comportera pas comme si vous étiez un simple utilisateur. Par exemple un simple utilisateur ne peut pas forcément changer les réservations des autres utilisateurs quand l'administrateur peut lui le faire. Une autre différence est que l'administrateur ne reçoit pas les e-mails de confirmation lorsqu'il fait des modifications sur le système afin de ne pas être submergé de message.

Alors pour bien apprécier ce que votre client verra lorsqu'il se connectera à votre agenda nous vous conseillons de créer un compte client fictif afin de tester l'application comme un simple utilisateur. Pour ce faire il est toujours intéressant d'ouvrir deux navigateurs internet distincts afin de tester dans l'un en tant que client et dans l'autre pour apporter les modifications nécessaires en tant qu'administrateur. Soyez sûr de bien vous rendre sur votre propre agenda puisque c'est là que ce rendra votre client. Ne vous rendez pas sur la page SuperSaaS à la place. Il y a également une explication concernant Tester l'agenda que vous venez de créer si vous êtes intéressés.

Étape 8: Publier votre agenda en ligne

Une fois que tout fonctionne comme vous le souhaitez, mettez le lien de votre agenda sur votre site ou envoyer le par e-mail à vos clients. Si vous voulez de l'aide concernant l'intégration à votre site il y a un explication concernant l'intégration de l'agenda à votre site. Vous pouvez bien sûr utiliser votre propre nom de domaine plutôt que celui de supersaas.fr, la mise en place est un petit peu plus compliquée mais des explications sont également disponibles dans le tutoriel concernant la personnalisation de l'URL.

Étapes suivantes

Vous pouvez toujours revenir en arrière et faire des modifications à votre agenda car à peu près toutes les options peuvent être changées même lorsque votre agenda est en ligne. Vous pouvez donc continuer de faire des changements et ainsi voir ce qui se passe au niveau de votre agenda en ligne.


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