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SuperSaaS | Tutoriel: Personnalisation du Processus

Schéma du processus lors de la réservation

Vous pouvez personnaliser les différentes étapes lors de la réservation sur la page de processus que vous trouverez en cliquant sur le bouton bleu "Configurer" puis en sélectionnant l'onglet "Processus". La première chose sur la page de processus est un organigramme qui détaille les étapes par lequel l'utilisateur passe pour prendre rendez-vous. Cela n'inclut pas les étapes pour créer un nom de connexion, ceux-ci sont indiqués sur la page "Contrôle d'accès» et discutés en détail ici. La mise à jour de votre processus de réservation se fait dynamiquement quand vous apportez des modifications dans cette page. Par exemple, si vous sélectionnez "Envoyer une confirmation", alors cette étape supplémentaire apparaît dans l'organigramme et bien sûr dans votre application.

L'organigramme ci-dessous vous indique quelles informations sont demandées pour chaque réservation. Notez que si vous demandez à l'utilisateur de se connecter avec son e-mail, il ne lui sera plus demandé ensuite lorsqu'il fera sa réservation car le système a déjà identifié l'utilisateur.

Si vous demandez à l'utilisateur de remplir les informations qu'il avait déjà fournis lorsqu'il s'est connecté alors ces informations seront affichées comme valeurs par défaut lors de sa réservation. Il n'aura pas besoin de les saisir à nouveau.

Interface de personnalisation

La plupart des champs d'entrée sont des champs de texte simple, sauf pour le champ d'adresse, qui est une zone de texte (de plusieurs lignes). Enfin, le pays est un menu déroulant. Vous pouvez ajouter deux champs de texte personnalisés lorsque vous créez un nom de connexion sur la page "Contrôle d'accès", et deux autres dans cette page. Ce qui vous donne quatre champs personnalisables. Les deux champs sur cette page peuvent être personnalisés en une plus grande zone de texte ou en un menu déroulant en cliquant sur ​​le lien "Personnaliser" juste à côté. Si vous offrez à vos utilisateurs un choix de produits ou de services, une liste déroulante peut être une bonne façon pour les utilisateurs d'en sélectionner un. L'écran de personnalisation explique comment dresser la liste des options. Vous pouvez également définir un identifiant pour chaque produit qui est stocké avec chaque sélection pour permettre une intégration facile avec votre back office si vous téléchargez le calendrier au format Excel, par exemple.

Si vous avez besoin de plus de champs que ceux proposés, alors vous pouvez créer un formulaire personnalisé qui peut avoir un nombre illimité de champs et qui peut inclure des commentaires tels que des instructions d'utilisation. Sur le tableau de bord, vous trouverez un lien "nouveau formulaire" dans le menu de droite qui vous mènera sur un éditeur de formulaire où vous pouvez créer un formulaire avec des champs de toute nature, y compris des "cases à cocher" et "des boutons radio". Après avoir donné un titre à votre formulaire et l'avoir enregistrer, l'onglet «processus » contient une option pour se connecter à votre formulaire depuis votre agenda en ligne. Vous pouvez donc faire remplir ce formulaire par tous ceux qui s'inscrivent ou tous ceux qui font une réservation. Un exemple d'utilisation de ce formulaire est de montrer votre page concernant vos "Termes et Conditions" à vos clients avant de pouvoir effectuer une réservation.

Si vous avez créé un «champ superviseur» sur la page de contrôle d'accès, vous verrez une option pour afficher ou masquer ce champ auprès de l'utilisateur final. Un champ uniquement visible pour un superviseur ou un administrateur est utile pour stocker des informations que l'utilisateur final ne devrait pas modifier, comme un numéro de membre. Vous pouvez également utiliser ce champ pour donner un rabais à un client individuellement. Si vous mettez le texte -10% dans ce champ réserver au superviseur alors une réduction sera automatiquement appliquée sur tout paiement PayPal effectué par le client sur le site.

L'option suivante vous permet d'autoriser les gens à créer des rendez-vous répétés. Si cette option est sélectionnée une nouvelle option "Répéter" apparaît dans la boîte de dialogue pour une nouvelle réservation. Cette option se comporte de façon légèrement différente pour un agenda de «ressource» et un agenda de type «capacité». Sur un agenda de "ressource", l'utilisateur pourra répéter sa réservation jour / semaine / mois / etc. jusqu'à une certaine date. Sur un agenda de "capacité" cette option ne sera visible que si vous créez d'abord ce créneau et que vous lui demandez de se répéter. Vous pouvez ensuite permettre à l'utilisateur de choisir parmi une liste de date qu'il veut répéter, ou vous pouvez le forcer à s'inscrire pour toutes les dates répétées à la fois. Cette option est utile pour un cours pour lequel les élèves sont censés assister à toutes les séances. Pour la répétition une boîte de dialogue permet de changer un rendez-vous sur une date seulement ou cette date et celles qui suivent.

Vous pouvez encore changer le processus de réservation en sélectionnant une des options dans "Exiger l'accord…"ou "Exiger le paiement…" Lorsque vous sélectionnez "Exiger l'accord" le rendez-vous ne sera réservé que provisoirement. L'administrateur ou un super-utilisateur devra confirmer la réservation. Vous pouvez demander au système d'envoyer une notification à l'administrateur chaque fois que la réservation est en attente d'approbation en suivant le lien "Mise en place".

Il y a une case à cocher pour approuver automatiquement les réservations faites par les super-utilisateurs et l'administrateur. Outre ce cadre, si un utilisateur dispose d'un «crédit illimité», alors sa réservation sera automatiquement approuvée. C'est un raccourci utile pour permettre à certains utilisateurs (de confiance) de contourner le système d'approbation. Pour donner à un utilisateur un crédit illimité, il faut se rendre dans le système de crédit en cliquant sur ​​"Mise en place du paiement", vous pouvez alors lui donner un crédit illimité sur l'écran de gestion des utilisateurs. Pour de plus amples informations sur le paiement, il y a un tutoriel séparé sur Ajouter un système de paiement.

Par défaut, l'utilisateur restera sur la même page après avoir terminé une réservation. Sa réservation sera mise en évidence sur le calendrier avec un message disant que sa réservation a été faite avec succès. Vous pouvez modifier ce comportement en entrant l'URL de votre choix et la personne sera redirigée après la réservation ver cette URL. Pour faciliter le suivi des réservations réussies, vous pouvez utiliser les mots magiques $nom, $id, $prix, $slot_id, $email ou $full_name dans l'URL, qui seront remplacés par le nom de connexion du rendez-vous, l'ID, le prix, l'ID du créneau, l'e-mail ou le nom complet, respectivement. Si vous fournissez votre propre URL, il est fortement recommandé que la page où vous redirigez l'utilisateur montre clairement que la réservation a été effectuée avec succès. La redirection de l'utilisateur vers votre page d'accueil, sans aucune confirmation serait une source de confusion pour l'utilisateur (et PayPal l'interdit explicitement au cas où vous utilisez leurs processus de paiement). Quand un utilisateur clique sur "Déconnexion" alors il est redirigé vers la page de destination que vous avez spécifiée dans "Apparence" de "Paramètres du compte". Cette URL peut être différente de celle par défaut. L'URL de votre page d'accueil est particulièrement appropriée ici.

La suite traite des paramètres des messages des e-mails. Notez que la plupart des messages ne sont pas envoyés lorsque vous êtes connecté en tant qu'administrateur, afin d'éviter de polluer votre boîte mail pendant que vous travaillez sur le système SuperSaaS. Donc, pour vérifier si vous recevez les messages appropriés, utilisez un autre navigateur internet et connectez vous en tant que simple utilisateur, comme il est expliqué dans Tester ce que vous avez conçu.

Les changements apportés sur ​​l'agenda peuvent générer des messages différents:

Les messages envoyés à vos utilisateurs peuvent être personnalisés. Voir la page Changer l'apparence. En plus de ces messages générés automatiquement par l'agenda vous pouvez envoyer un message aux nouveaux utilisateurs quand ils s'inscrivent sur votre agenda. Vous pouvez même choisir de leur renvoyer un message avec un lien pour confirmer leur adresse e-mail. Ce message doit être paramétré dans la page "Contrôle d'accès" dont vous trouvez l'accès dans le panneau de configuration.

Créer des Rendez-vous pour quelqu'un d'autre

Quand une réservation est créée le système enregistre celle-ci avec le nom de connexion de l'auteur. De cette façon, on peut présenter une liste des RDV pour chaque utilisateur et ces rendez-vous peuvent être visuellement différenciés dans l'agenda. Si vous recevez une réservation via un autre moyen, par téléphone par exemple, vous pouvez l'ajouter à l'agenda vous-même. Mais si vous êtes connecté en tant qu'administrateur ou super-utilisateur alors la réservation apparaît comme appartenant à l'administrateur. Dans ce cas vous souhaiterez sans doute agir en tant que cette autre personne qui souhaite réserver. Pour agir en tant qu'une autre personne allez dans la page "Gestion Utilisateur" que vous trouvez dans le panneau de configuration en cliquant sur la flèche bleue juste à côté du nom de l'utilisateur. A ce moment là vous pouvez agir en tant que cet utilisateur. Si vous créez une réservation celle-ci figurera comme si elle avait été créée par l'utilisateur. A la suite du nom de l'utilisateur vous trouverez un slash puis le nom de la personne qui a agit en tant que cet utilisateur. Ceci permet de rattacher cette réservation avec celle dans la liste de l'utilisateur et par conséquent les e-mails de configuration et de rappel seront bien envoyés à cet utilisateur. Pour arrêter d'agir en tant qu'un autre utilisateur il suffit de cliquer sur son nom en haut à droite de l'écran. Lorsque vous agissez en tant que quelqu'un d'autre vous gardez vos privilèges d'administrateur ou de super-utilisateur et donc vous voyez toujours certaines informations comme par exemple celles des autres utilisateurs par exemple.

Si vous faites la plupart ou la totalité de vos réservations au nom des autres personnes et vous n'avez pas besoin qu'ils figurent sur ​​votre agenda, il est aussi un moyen plus rapide de travailler que celui expliquée dans le paragraphe précédent. Cette méthode plus rapide vous permet de changer l'adresse e-mail pour la réception de la confirmation. Pour activer cette façon de travailler, allez à la page "Contrôle d'accès" et décochez la case à cocher "Utiliser l'adresse e-mail comme nom de connexion". Si vous revenez à la page "Configurer les processus", vous verrez qu'une entrée pour "l'adresse E-mail" a été ajoutée et que vous pouvez l'activer. Lorsque vous entrez maintenant un rendez-vous en tant que super-utilisateur ou qu'administrateur alors la saisie de l'adresse e-mail sera utilisée pour envoyer les confirmations et les rappels. Si un utilisateur régulier fait un rendez-vous et qu'il ne remplit pas le champ e-mail, le système utilisera alors le nom de connexion à la place.

Dans la dernière section, vous pouvez spécifier combien de temps à l'avance un utilisateur final peut ajouter ou modifier un rendez-vous. En tant qu'administrateur, vous pouvez toujours prendre des rendez-vous en dehors de ces limites. Si vous souhaitez alors vérifier que tout fonctionne correctement pour un utilisateur final vous devez vous identifier en tant qu'utilisateur final. L'idéal étant d'utiliser deux navigateurs distincts (un où vous êtes connecté en tant qu'administrateur et un autre où vous êtes connecté en tant qu'utilisateur).


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