SuperSaaS | Tutoriel: Créer un agenda de RDV pour un Médecin

Ce tutoriel montre comment ajouter un agenda en ligne pour la réservation des rende-vous chez un médecin. Vous pouvez tester le résultat en suivant cet exemple. Cela peut vous servir de base de travail afin d'adapter cet exemple à votre besoin particulier. Cet exemple peut tout a fait servir pour d'autres activités tels que le salon de coiffure, un photographe, une centre de formation à la conduite automobile, etc...

Médecin

Comment utiliser cette documentation

Pour créer un agenda nous nous basons sur une méthode de conception/test:

  1. Créer un agenda à l'aide de l'assistant
  2. Essayez le afin de voir si il fonctionne comme vous vous voulez
  3. A moindre d'être satisfait, effectuez les changements nécessaires puis revenez à l'étape 2
  4. Quand votre agenda vous donne satisfaction intégrez le sur votre propre site

Cette documentation suit les principes généraux mais peut s'en écarter afin de permettre un regroupement des sujets de manière logique. En cliquant sur le lien 'chapitre suivant' vous suivrez de manière linéaire les instructions mais vous pouvez toujours aller directement vers les sujets qui vous intéressent grâce à l'index du tutoriel.

Avant de créer un compte sur SuperSaaS si vous n'en possédez pas déjà un. Sachez que c'est gratuit et que vous avez besoin d'une adresse e-mail valide. Connectez-vous à votre compte puis rendez-vous sur la page du tableau de bord. Si vous aviez déjà créé un agenda précédemment il apparaîtra sur la page du tableau de bord.

Mettez en place un agenda en utilisant l'assistant

Cliquez sur 'Nouvel agenda" dans le menu de droite et commencez la création de celui-ci grâce à l'assistant. L'assistant vous posera une série de questions et créera un agenda avec des options par défaut que vous pourrez changer plus tard. La première page de l'assistant vous demandera si vous souhaitez créer un 'Agenda de capacité' ou un 'Agenda de Ressources'. Ce choix est très important, bien plus que les autres options, et la seule manière de changer ce choix et de reprendre la construction de l'agenda depuis le début

Pour cet exemple nous utilisons un en ligne de type "Ressources" puisqu'une seule personne à la fois prend RDV chez le médecin. Si votre agenda a besoin de recevoir plusieurs réservations pour la même période de temps comme par exemple un cours de yoga alors vous avez besoin d'un agenda de type "capacité". Peut-être même que pour un seul rendez-vous à la fois vous souhaitez disposer d'un agenda de capacité (avec une capacité d'accueillir une personne) car il y a quelques différences entre ces deux types d'agenda en ligne. L'assistant explique les différences en détail. Si vous décidez d'utiliser un agenda de type capacité veuillez plutôt suivre le tutoriel "agenda de capacité". Dans certaines situations les deux possibilités fonctionnent; essayez simplement les deux possibilités et retenez celle qui vous convient le mieux.

Cliquez sur "Étape suivante". L'étape 2 permet de déterminer qui peut apporter des changements à votre agenda. Pour l'exemple de notre médecin nous avons besoin d'un "système de réservation" qui requiert une inscription préalable des patients. L'option "libre service" donne un accès libre à quiconque. Autrement dit n'importe qui peut prendre ou modifier les RDV. Ceci peut être approprié pour un groupe de personne restreint, comme par exemple un agenda de réservation de salle de réunion. L' option "Agenda événement" permet aux personnes uniquement de consulter mais sans pouvoir ni réserver ni changer de RDV.

L'étape 3 vous demande ce que vous mettez en accès pour la réservation. Si vous avez plusieurs choses il vous est demandé d'en faire la liste. Si vous faites la liste de plusieurs ressources elles apparaîtront l'une à côté de l'autre dans l'agenda. Pour l'instant nous disons qu'il y a un seul médecin..

L'étape suivante vous demande

La dernière étape permet d'établir la disponibilité de votre ressource (En fonction des choix que vous avez fait précédemment avec l'assistant de configuration cette étape diffère). Ces paramètres vous donnent une base travail. Vous pouvez à tout moment changer les heures d'ouverture pour chaque jour séparément. Le système vous permet d'offrir l'interface utilisateur la plus pratique si les RDV commencent à des heures précises, car à ce moment là des 'cases' apparaitront sur l'agenda en ligne et le client n'aura plus qu'à cliquer dessus afin de choisir son RDV comme dans l'exemple. Ce n'est peut être pas le bon choix si vous avez des RDV de durées différentes.

En cliquant sur le bouton "Terminer" vous créez votre agenda, il est alors déjà en ligne. Nous avons notre agenda en ligne complètement fonctionnel! Essayez maintenant pour voir si cela fonctionne.

Menu Fiche

Essayons les fonctions de base

Pour utiliser votre application cliquer sur le bouton 'utiliser' que vous trouver dans le menu de droite. Ce bouton est visible uniquement lorsque vous êtes connectés en tant qu'administrateur. Vous pouvez également trouver ce bouton 'utiliser' dans le tableau de configuration. Vous pouvez à tout moment vous rendre dans le tableau de configuration en cliquant sur le lien en haut à droite de votre écran. Bien sûr vous pouvez également noter l'URL de votre agenda et le taper dans la barre d'adresse de votre navigateur. Vous pouvez enregistrer cette adresse internet (URL) parmi vos favoris.

Agenda vide Quand vous ouvrez votre application pour la première fois votre agenda est vide. La plupart de ce que vous voyez à l'écran peut être changé. Par exemple vous pouvez afficher un jour ou un mois à la fois, ou aucun agenda. Nous y reviendrons plus tard, essayez d'abord les fonctions de base de ce système

Commençons en prenant un rendez-vous. Cliquez simplement sur une case et une fenêtre "Nouvelle réservation" s'ouvre. Si cette fenêtre de dialogue vous gêne pour consulter l'agenda vous pouvez la déplacer en laissant le bouton de votre souris appuyé sur la barre de titre (haut de la fenêtre). Fenêtre Nouvelle Réservation Au lieu de naviguer sur l'agenda à la recherche d'une date qui vous convient vous pouvez choisir votre date grâce au champ 'Quand'. Par défaut le système vous demande uniquement votre nom et votre numéro de téléphone, nous verrons comment changer cela plus tard.

Cliquez 'Créer Réservation' et la case est maintenant afficher comme prise. Cliquez à nouveau sur cette case vous voyez dans la fenêtre de dialogue deux nouveaux boutons 'Mettre à jour' et 'Effacer'. Le lien fermer ferme simplement cette boîte de dialogue, comme le ferait la croix (blanche sur fond rouge) en haut à droite de cette fenêtre.

Changer de configuration

Vous disposez maintenant d'un système de réservations aux fonctions de base. Bien que l'assistant de configuration vous a aidé dans vos choix, il est probable que souhaitez changer cette configuration afin qu'elle correspond mieux à vos besoins. Cliquez sur le bouton 'Configurer' pour vous rendre dans la page de configuration et ainsi voir le résumé de votre configuration que vous pouvez changer. Cette page vous permet de bloquer l'accès temporairement à votre agenda ou d'effacer celui-ci. Nous allons parler du premier onglet 'Ressources' ici. D'autres chapitres seront consacrés aux autres onglets.

Onglet Ressources

Onglet Ressources pour un agenda de type 'ressources'

L'onglet des ressources contient les paramètres des ressources, les choses que vous proposer à la réservation. Remarquez bien que cet onglet aura un aspect différent si vous avez choisi un agenda de type 'capacité' à la place d'un agenda de type 'ressource'. Dans la première partie vous pouvez ajouter ou retirer des ressources. Par exemple vous pouvez ajouter un nouveau médecin qui apparaîtra sur le même agenda. Si vous avez déjà plusieurs ressources dans votre agenda mais vous n'en souhaitez qu'une par agenda vous pouvez supprimer ceux que vous ne désirez pas garder.

Dans la section 'Nom utilisé pour désigner une entrée' vous pouvez entrer un intitulé plus approprié que 'réservation' si vous le désirez. Dans le cas d'un médecin on pourrait avoir 'rendez-vous' ou 'soin' par exemple. Ce terme sera repris dans toutes les boîtes de dialogue de votre agenda mais aussi dans les messages d'aide ou dans les e-mails de confirmation. Nous pouvons également changer le terme 'utilisateur' et le remplacer par 'patient' mais ceci se change sur la page 'Paramètre du compte'. Si vous entez un terme particulier pour votre réservation entrez le de cette manière "singulier,pluriel". Ainsi le système utilisera l'un ou l'autre selon le contexte.

Sous le terme 'Limite par utilisateur' vous pouvez enter le nombre maximum de réservation qu'un utilisateur peut faire. Quand le nombre maximum de réservation est atteint il ne peut que changer ou effacer ses réservations. Vous pouvez choisir d'inclure ou pas les RDV précédent dans ce décompte ou seulement les RDV à venir.

Les options suivantes permettent de définir quand exactement votre ressource peut être réservée et pour combien de temps. Vous avez trois options:

  1. Vous pouvez laisser le client choisir la durée du RDV. Dans ce cas vous pouvez établir une durée minimum et une durée maximum pour limiter le choix.
  2. Vous pouvez donner une durée identique pour tous vos RDV. Dans ce cas vous pouvez définir cette durée par défaut
  3. Vous pouvez laisser le client choisir parmi une liste d'options. Dans ce cas une fenêtre vide apparaît. A l'intérieur de celle-ci vous établissez votre liste élément par élément. Lisez les instructions et le texte d'aide qui apparaît afin de comprendre comment spécifier ces options.

Sous le terme "Prix" vous pouvez indiquer (si vous souhaitez) le prix à faire payer le client lorsqu'il fait sa réservation sur votre agenda. Vous pouvez décider d'un tarif unique ou faire varier le prix suivant la durée du RDV. Lisez le texte d'aide fourni sur la page pour comprendre comment utiliser cette option. Si vous permettez la répétition des réservations alors le système multiplie par le nombre de RDV pour fixer le prix. Pour de plus amples informations sur comment mettre en place le paiement veuillez vous rendre au tutoriel paiement.

Dans le champ 'Contraintes de temps vous pouvez lister les heures de début de vos RDV. Comme nous l'avons déjà dit lorsque la durée et les heures de début de RDV sont fixées, l'utilisateur verra apparaître des cases de disponibilité sur lesquelles il peut cliquer. Dans ce cas la 'durée par défaut' imposera la taille de ces cases.

Si vous n'entrez pas de contraintes d'heure de début des RDV alors vos RDV peuvent potentiellement commencer n'importe quand vous pouvez néanmoins arrondir le période de temps ( exemple tout les quart d'heures, demi-heures, heures,...) Comme ceci vous évitez que vos clients réservent des rendez-vous de 14:07 à 14:23 par exemple et que votre agenda se retrouve avec plein de plages horaires inutilisables. Si vous définissez à la fois les contraintes de début et comment arrondir les horaires alors seulement les heures de fin seront arrondies.

Quand vous sélectionnez 'Arrondir les horaires au plus prés de jour’ l'interface utilisateur ne montrera pas les heures et les minutes sur votre agenda. Ceci est utile lorsque vous organisez un événement sur plusieurs jours, comme la location d'une maison de vacances par exemple, dans ce cas il n'est pas utile d'afficher les heures et les minutes. Vous pouvez également ajuster la limite des plages disponibles, vos clients peuvent réserver à l'intérieur des ces horaires d'ouverture. Ceci se fait dans une autre page en cliquant sur 'Changer les jours d'ouverture' mais nous y reviendront plus tard.


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