SuperSaaS | Tutoriel: Créer un système d'inscription

Ce tutoriel montre comment construire un système d'inscription à un événement pour un tournoi de golf par exemple. Vous pouvez l'utiliser comme un simple formulaire d'inscription ou l'élaborer d'avantage avec une liste d'attente ou un la possibilité de payer en ligne lors de l'inscription. Vous pouvez voir le résultat avec le système d'inscription de démonstration. Bien entendu vous pouvez adapter les instructions de cet exemple pour qu'il convient à vos besoins particulier. Par exemple les instructions suivantes pourrait très bien être utilisées pour un système de billetterie ou pour que des personnes s'inscrivent à une réception.

Golfeur

Dans cet exemple nous créer un système de réservation pour un événement unique. Si vous organisez plus d'un événement et que vous souhaitez que les personnes choisissent la date de l'événement depuis un agenda, ou si votre événement est constitué de plusieurs parties qui peuvent être réservées séparément alors vous devriez suivre le tutoriel 'agenda de capacité'.

Comment utiliser cette documentation

Pour créer un agenda nous nous basons sur une méthode de conception/test:

  1. Créer un agenda à l'aide de l'assistant
  2. Essayez le afin de voir si il fonctionne comme vous vous voulez
  3. A moindre d'être satisfait, effectuez les changements nécessaires puis revenez à l'étape 2
  4. Quand votre agenda vous donne satisfaction intégrez le sur votre propre site

Cette documentation suit les principes généraux mais peut s'en écarter afin de permettre un regroupement des sujets de manière logique. En cliquant sur le lien 'chapitre suivant' vous suivrez de manière linéaire les instructions mais vous pouvez toujours aller directement vers les sujets qui vous intéressent grâce à l'index du tutoriel.

Avant de créer un compte sur SuperSaaS si vous n'en possédez pas déjà un. Sachez que c'est gratuit et que vous avez besoin d'une adresse e-mail valide. Connectez-vous à votre compte puis rendez-vous sur la page du tableau de bord. Si vous aviez déjà créé un agenda précédemment il apparaîtra sur la page du tableau de bord.

Mettez en place un agenda en utilisant l'assistant

Cliquez sur 'Nouvel agenda" dans le menu de droite et commencez la création de celui-ci grâce à l'assistant. L'assistant vous posera une série de questions et créera un agenda avec des options par défaut que vous pourrez changer plus tard. La première page de l'assistant vous demandera si vous souhaitez créer un 'Agenda de capacité' ou un 'Agenda de Ressources'. Ce choix est très important, bien plus que les autres options, et la seule manière de changer ce choix et de reprendre la construction de l'agenda depuis le début

Pour cet exemple nous avons besoin d'un agenda de type 'capacité' puisque plus d'une personne s'inscrira à notre événement. Si vous souhaitez diviser l'événement en plusieurs créneaux ou chaque créneau peut être réservé par une personne comme une réunion entre parent et professeur alors le tutoriel 'agenda de ressources' est plus approprié.

Cliquez sur 'suivant' pour vous rendre à l'étape 2 ou nous donnons un titre à notre agenda. Ce titre ainsi que votre nom de compte formeront l'adresse web que les clients utiliseront dans leur navigateur afin d'utiliser votre agenda. Vous pouvez l'appeler simplement "agenda" mais vos clients seront mieux guidés si le nom de votre agenda correspond à une description de votre activité. Nous utilisons le nom "Tournoi de Golf" et puis nous cliquons sur 'suivant'.

L'étape 3 nous choisissons combien de personne peuvent participer à cet événement. Nous choisissons un nombre réduit de 10 personnes, ainsi nous mettrons plus facilement en évidence la liste d'attente plus tard. Nous cochons la case indiquant que nous utiliseront une liste d'attente. Vous pouvez aussi choisir 'Illimité ou incertain' si vous ne souhaitez pas mettre de limite sur le nombre de participant. Pour la durée par défaut nous mettons 4 heures. En bas de la page nous choisissons l'option "Ceci correspond à un événement unique offrant uniquement une feuille d'inscription". En cliquant sur le bouton "Terminer" un planning vide est créé et disponible en ligne. Ensuite nous devons définir quand aura lieu cet événement.

Menu Fiche

Essayons les fonctions de base

Pour utiliser votre application cliquer sur le bouton 'utiliser' que vous trouver dans le menu de droite. Ce bouton est visible uniquement lorsque vous êtes connectés en tant qu'administrateur. Vous pouvez également trouver ce bouton 'utiliser' dans le tableau de configuration. Vous pouvez à tout moment vous rendre dans le tableau de configuration en cliquant sur le lien en haut à droite de votre écran. Bien sûr vous pouvez également noter l'URL de votre agenda et le taper dans la barre d'adresse de votre navigateur. Vous pouvez enregistrer cette adresse internet (URL) parmi vos favoris.

Agenda vide Quand vous ouvrez votre application pour la première fois votre agenda est vide. La plupart de ce que vous voyez à l'écran peut être changé. Par exemple vous pouvez afficher un jour ou un mois à la fois, ou aucun agenda. Nous y reviendrons plus tard, essayez d'abord les fonctions de base de ce système

Nous cliquons sur le bouton "Créer un nouveau créneau" et une nouvelle fenêtre "Nouveau créneau" apparaît. Si cette nouvelle fenêtre apparaît à un endroit qui ne vous plaît pas sur l'écran, vous pouvez la déplacer en cliquant sur la barre de titre de cette fenêtre. Boîte de dialogue Nouveau Créneau Indiquez la date et un titre descriptif. Vous pouvez utiliser la place au dessus de l'agenda si vous souhaitez mettre des informations complémentaires comme nous le verrons plus tard. Dans cette espace vous avez plus d'options d'affichage et vous pouvez même inclure des images.

Changer la Configuration

Vue Simplifiée

Vous disposez maintenant d'un système de réservation aux fonctions de base. Créez maintenant un emplacement (créneau) vide qui contiendra les informations concernant l'événement que vous organisez en cliquant sur "Créez un créneau". Bien que l'assistant de configuration vous a aidé dans vos choix, il est probable que souhaitez changer cette configuration afin qu'elle correspond mieux à vos besoins. D'abord nous ne souhaitons pas que s'affiche un agenda dans le cas d'un événement unique. Cliquer sur le bouton 'Configurer' pour arriver à la page de résumé de notre configuration. Cette page vous permet éventuellement de bloquer ou de supprimer notre système de réservation nouvellement créer. L'onglet 'Disposition', ou se trouve les détails d'apparence, propose l'option 'Montrer de manière simplifiée si juste un créneau' que vous pouvez décocher. Sur cette page se trouve également un champ de texte intitulé "Message afficher dans l'espace blanc au dessus de l'agenda:" ou vous pouvez mettre du code HTML, du texte et des liens afin de donner plus de détails à propos de votre événement. Maintenant vous pouvez sauvegarder votre page en cliquant sur le bouton "valider" puis sur le bouton "utiliser" à droite.

Nous reviendrons à la page de configuration plus tard et nous discuterons de l'onglet 'Ressources'. Les autres onglets ont leurs propres chapitres que nous verrons plus tard et nous reviendrons également sur l'onglet disposition pour expliquer les autres options.

Onglet Ressources

Onglet Ressources pour un agenda de 'capacité'

L'onglet concernant les ressources contient les paramètres définissant les ressources, autrement si ce que vous réservez. Remarquez que l'onglet des ressources sera différent si vous mettez en place un ‘agenda de ressources’ au lieu d'un agenda de 'capacité'. Les premières options concernent le nom de ceux-ci. Le nom que vous choisissez au lieu de 'créneau' ou 'réservation' par défaut seront reprises par le système partout: les messages d'erreur, les e-mails de confirmation et les pages d'aide. Puisque nous créons un système pour un événement nous choisissons le terme 'événement'. Nous pouvons également changer le terme utiliser pour un 'utilisateur' comme par exemple 'participant' mais cela se fait sur une autre page que nous verrons plus tard. Si vous utilisez un terme personnalisé pour 'créneau', par exemple 'tournoi', alors entrez ce dernier de cette manière "singulier,pluriel". Ainsi le système utilisera l'un ou l'autre selon le contexte.

Plus bas dans la page "Ressources" vous pouvez indiquez les détails à propos de la capacité. Dans le premier champ vous entrez la capacité par défaut c'est à dire combien de personnes peuvent participer à votre événement. Si vous souhaitez créer plusieurs événements de capacité différente, ne vous inquiétez pas vous pourrez changer ce nombre pour les événements individuels lorsque vous les créerez. En entrant zéro vous levez toutes les limites. Le second champ détermine combien de fois un même utilisateur peut réserver sur un créneau. En mettant une valeur différente de 1 vous changer l'interface de l'utilisateur afin d'inclure un champ quantité qui sera rempli lors de la réservation. Pour cet exemple nous le laissons à 1, mais si nous utilisions SuperSaaS pour vendre des billets pour un spectacle alors il serait intéressant de laisser la possibilité à une personne d'acheter plusieurs billets à la fois. Une case à cocher permet de laisser une personne de faire une seconde réservation pour le même événement. Notez bien que le système ne peut savoir si il a à faire à la même personne par son identifiant. Donc si vous autorisez les gens à créer eux mêmes leur identifiant (ou si vous autorisez les réservations anonymes) alors le système ne peut pas détecter une seconde réservation faite par une même personne utilisant deux identifiants.

La section suivante concerne les listes d'attente (overbooking) quand un créneau est plein. La section suivante, 'overbooking', détermine ce qui se passe quand un créneau est plein. Les choix sont simples: ne plus prendre de réservation, permettre seulement à vous de dépasser les limites de réservation, ignorer les limites de réservations quoiqu'il arrive ou de créer un champ pour une liste d'attente. L'option de liste d'attente est assez sophistiquée. Cette option crée un liste d'attente pour chaque cours qui prend en compte l'ordre des réservations supplémentaires. Si la case pour le placement d'emblée en liste d'attente est coché alors la première personne à s'inscrire sera la première de cette liste d'attente. En tant qu'administrateur vous pouvez à n'importe quel moment placer en liste d'attente les personnes, même si cela dépasse les limites. Nous verrons cela plus tard. Autre remarque, la mise en liste d'attente obéit aux limites de temps que vous imposez dans l'onglet processus (repris plus tard dans ce tutoriel). Donc si vous mettez une limite qui permet seulement de réserver un jour à l'avance alors il en sera de même pour la liste d'attente.

Le titre 'Lieu' avec sa case à cocher est utile si vous souhaitez spécifié un lieu précis. Cela peut servir afin de définir ou l'événement aura lieu si vous avez plusieurs possibilités d'endroit. Intéressant si vous avez par exemple plusieurs salles (Salle 1, Salle 2, ...). L'interface change également légèrement pour intégrer ces informations supplémentaires qui se synchronisent également avec les agendas google et outlook.

Le champ 'Prix' permet de demander le paiement en échange de la réservation ou du moins pour obtenir les détails de la carte bleue. Ce sera traité dans un tutoriel sur le prix à part. Le titre 'Durée' vous permet de mettre une durée par défaut pour les créneaux et vous pouvez changer l'interface pour l'affichage des horaires. Arrondir au jour près est approprié si vous utilisez SuperSaaS pour la réservation journalière d'une maison de vacances ou d'une chambre d'hôtes par exemples. Le paramètre 'Disponibilité' se fait sur une autre page. Cela change simplement la couleur de l'agenda, cela n'empêche pas d'ajouter un cours le dimanche par exemple, même si vous indiquez être fermés le dimanche.


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