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Gestion des paiements

En fonction du type de paiement utilisé – manuel, en ligne et/ou crédit – différentes options sont disponibles pour gérer les paiements, les retards et les remboursements.

Contrôle et gestion des paiements

Lorsque vous vous occupez des paiements, les icônes P et + sont utilisées pour indiquer le statut du paiement; P signale que le paiement est en attente (Pending), tandis que + signifie que le paiement a eu lieu et que la réservation a été effectuée. indique que la réservation a été (en partie) payé avec un crédit. D'autre part, indique que le paiement est en cours, tandis que L signale que l'utilisateur a choisi de régler plus tard (Later). Les autres symboles plus rares liés aux échecs de paiements se trouvent dans la liste des codes concernant les différents status.

Gestion des réservations

Si vous avez choisi le paiement manuel – le virement bancaire, le paiement par chèque ou par carte de crédit – l'autorisation des réservations sera affichée comme en attente: P. Une fois que vous aurez reçu le paiement ou vérifié les informations relatives à la carte de crédit, vous devrez valider manuellement la réservation (voir aussi Gestion des réservations et des clients).

Si vous avez activé l'option boutique dans SuperSaaS, un aperçu général des paiements liés à votre activité commerciale est disponible sur votre compte PayPal.

Modification du statut du paiement

Parfois, vous avez besoin de prendre le contrôle manuel du processus d'autorisation. Vous pouvez par exemple vouloir marquer une réservation comme payée parce que vous désirer l'offrir ou parce que vous en avez déjà reçu le paiement par une autre voie. Lorsque vous regardez les détails des réservations en tant qu'administrateur, vous verrez soit le bouton Autoriser, ou bien le bouton Annuler, qui peuvent être utilisés pour modifier le statut actuel ou revenir au statut précédent.

fenêtre Autorisation

Restauration des réservations interrompues

Lorsqu'un utilisateur fait une réservation mais n'accomplit pas toutes les étapes de paiement, la réservation est interrompue après 15 minutes et transférée dans la corbeille pour éviter qu'elle ne bloque une place. Dans la corbeille, les réservations interrompues sont signalées par l'icône T. Pour restaurer une réservation interrompue, allez à Superviser > Contrôle > Afficher corbeille, cliquez sur l'icône image à droite de la réservation en question, puis enfin sur Restaurer la réservation.

Restaurer après interruption

Lorsqu'un utilisateur met plus de 15 minutes pour régler et que le paiement a lieu après une interruption automatique, la réservation en question sera automatiquement retirée de la corbeille et rétablie. Dans ce cas, il y a une petite chance qu'un autre client ait pris la place entre-temps. Dans ce cas, l'administrateur recevra un email pour le prévenir de résoudre la double réservation manuellement.

Remboursements

Lorsque vous utilisez le paiement manuel et que vous désirez rembourser un client, vous devez le faire par PayPal. Quelques instants après que vous aurez remboursé le paiement par PayPal, la réservation en question sera automatiquement signalée comme remboursée et transférée dans la corbeille. Toutefois, notez que si vous ou vos utilisateurs annulent une réservation sur votre agenda SuperSaaS, celle-ci ne sera pas automatiquement remboursée par PayPal.

Le système ne distingue pas entre un remboursement partiel ou complet. Si vous ne remboursez une réservation qu'en partie, celle-ci sera transférée dans la corbeille. Si ce n'est pas ce que vous désirez, vous pouvez la retirer de la corbeille en suivant la procédure décrite plus haut.

Si vous avez activé le système de crédits et que vous autorisez les utilisateurs à annuler leur réservations, les crédits seront automatiquement remboursés lorsqu'un utilisateur annule une réservation.

Accès aux informations relatives aux cartes de crédits

Comment accéder aux renseignements relatifs aux cartes de crédits que vos clients entrent sur l'écran de paiement ? Comme il n'est pas possible d'envoyer les détails d'une carte de crédit par email pour des raisons de sécurité, vous devrez vous rendre sur le site de SuperSaaS pour récupérer ces informations. Pour faciliter le processus, vous pouvez préciser que vous désirer recevoir un email de notification lors de toutes les transactions sur Configuration > Processus. Cet email contient un lien direct vers un serveur sécurisé où vous devrez vous connecter avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

Détails des cartes de crédits

L'icône du statut de paiement des réservations qui contiennent des informations relatives à une carte de crédit comporte un lien vers ces informations : P. Seuls l'administrateur et les super-utilisateurs peuvent accéder à ces informations, à condition qu'ils se soient connectés. Afin de voir un numéro de carte de crédit en entier, vous devez cliquer sur le lien Afficher pour basculer vers une connexion cryptée à même d'envoyer les détails des cartes de crédits en toute sécurité.

Gestion des crédits

Vous pouvez mettre à jour le niveau des crédits des utilisateurs individuels à travers Gestion des utilisateurs. Si les modifications que vous avez besoin de faire sont nombreuses, il peut être préférable d'exporter votre base de données vers un format CSV par exemple (séparé par une virgule), via Exporter. Vous pouvez ensuite effectuer les changements désirés, sauvegarder votre fichier avant de l'importer via Importer. Notez que Importer n'accepte que le fichiers CSV.

Réinitialisation mensuelle des crédits

Vous pouvez choisir de réinitialiser automatiquement la quantité de crédits de vos utilisateurs vers un nombre prédéfini tous les premiers jours du mois dans Gestion des accès.