SuperSaaS | Tutoriel: Créer un agenda pour un club de Fitness

Ce tutoriel montre comment concevoir un agenda en ligne pour un club de fitness. Vous pouvez tester le résultat en suivant cet exemple. Cela peut vous servir de base de travail afin d'adapter cet exemple à votre besoin particulier. Cet exemple peut tout a fait servir pour d'autres activités tels que des inscriptions d'étudiants à des cours ou des participants pour une conférence.

Fitness

Comment utiliser cette documentation

Pour créer un agenda nous nous basons sur une méthode de conception/test:

  1. Créer un agenda à l'aide de l'assistant
  2. Essayez le afin de voir si il fonctionne comme vous vous voulez
  3. A moindre d'être satisfait, effectuez les changements nécessaires puis revenez à l'étape 2
  4. Quand votre agenda vous donne satisfaction intégrez le sur votre propre site

Cette documentation suit les principes généraux mais peut s'en écarter afin de permettre un regroupement des sujets de manière logique. En cliquant sur le lien 'chapitre suivant' vous suivrez de manière linéaire les instructions mais vous pouvez toujours aller directement vers les sujets qui vous intéressent grâce à l'index du tutoriel.

Avant de créer un compte sur SuperSaaS si vous n'en possédez pas déjà un. Sachez que c'est gratuit et que vous avez besoin d'une adresse e-mail valide. Connectez-vous à votre compte puis rendez-vous sur la page du tableau de bord. Si vous aviez déjà créé un agenda précédemment il apparaîtra sur la page du tableau de bord.

Mettez en place un agenda en utilisant l'assistant

Cliquez sur 'Nouvel agenda" dans le menu de droite et commencez la création de celui-ci grâce à l'assistant. L'assistant vous posera une série de questions et créera un agenda avec des options par défaut que vous pourrez changer plus tard. La première page de l'assistant vous demandera si vous souhaitez créer un 'Agenda de capacité' ou un 'Agenda de Ressources'. Ce choix est très important, bien plus que les autres options, et la seule manière de changer ce choix et de reprendre la construction de l'agenda depuis le début

Pour cet exemple nous avons besoin d'un agenda de type 'Capacité', puisque plus d'une personne peut s'inscrire à un cours de fitness. Si ce que vous voulez réserver ce réserve qu'une fois comme une salle de réunion ou une leçon individuelle de piano alors lisez le tutoriel 'agenda de ressource’ qui est plus approprié. Dans certaine situation les deux choix fonctionnent. Par exemple, si vous souhaitez mettre en location vos deux bateaux vous pouvez utiliser un agenda de capacité avec comme capacité: 2 ou alors créer un agenda de ressources avec deux ressources: bateau 1 et bateau 2. Essayez les deux afin de voir lequel vous convient le mieux.

Cliquez sur suivant pour vous rendre à l'étape 2 ou vous donnez un titre à votre agenda en ligne. Ce titre ainsi que votre nom de compte formeront l'adresse web que les clients utiliseront dans leur navigateur afin d'utiliser votre agenda en ligne. Vous pouvez l'appeler simplement "agenda" mais vos clients seront mieux guidés si le nom de votre agenda correspond à une description de votre activité. Nous utiliserons "Cours de Fitness" et cliquez 'étape suivant'.

L'étape 3 nous permet de déterminer le nombre de personnes pouvant assister au cours. Sans doute plus d'une mais tous les cours n'ont peut être pas la même capacité; si vous n'êtes pas sûr choisissez 'Illimité ou incertain'. On pourrait également choisir 'Plusieurs fois' puisque cette valeur pourra être changée pour chaque classe. C'est ce qui est le choix le plus simple par défaut. Nous entrons une durée par défaut de 2 heures, puis nous cochons la case indiquant que nous souhaitons utiliser les listes d'attente.

En cliquant sur le bouton "Terminer" l'agenda sera créé et directement consultable en ligne. Vous disposez maintenant d'un système de réservations en ligne fonctionnel. Maintenant regardons comment celui-ci fonctionne.

Menu Fiche

Essayons les fonctions de base

Pour utiliser votre application cliquer sur le bouton 'utiliser' que vous trouver dans le menu de droite. Ce bouton est visible uniquement lorsque vous êtes connectés en tant qu'administrateur. Vous pouvez également trouver ce bouton 'utiliser' dans le tableau de configuration. Vous pouvez à tout moment vous rendre dans le tableau de configuration en cliquant sur le lien en haut à droite de votre écran. Bien sûr vous pouvez également noter l'URL de votre agenda et le taper dans la barre d'adresse de votre navigateur. Vous pouvez enregistrer cette adresse internet (URL) parmi vos favoris.

Agenda vide Quand vous ouvrez votre application pour la première fois votre agenda est vide. La plupart de ce que vous voyez à l'écran peut être changé. Par exemple vous pouvez afficher un jour ou un mois à la fois, ou aucun agenda. Nous y reviendrons plus tard, essayez d'abord les fonctions de base de ce système

Commençons par créer un cours, une plage horaire sur laquelle les utilisateurs seront capables de faire leur réservation. Cliquez sur l'agenda à l'endroit ou vous souhaitez créer votre cours, une fenêtre s'intitulant 'Nouveau Créneau' apparait. Si cette fenêtre de dialogue vous gêne pour consulter l'agenda en ligne vous pouvez la déplacer en laissant le bouton de votre souris appuyé sur la barre de titre (haut de la fenêtre). Fenêtre Nouveau Créneau Au lieu de naviguer sur l'agenda à la recherche d'une date qui vous convient vous pouvez choisir votre date grâce au champ 'Quand'. Entrer un titre descriptif dans le champ 'Titre'. Entrer une description dans le champ 'Description' à moins que ce soit vraiment pas utile pour vos utilisateurs. La boîte de dialogue changera de format par rapport à celle montrée ici si vous omettez des champs. Vous pouvez changer la couleur de ce créneau en cliquant sur le carré à droite dans la fenêtre. Nous entrons une capacité faible pour ce cours de 3 participants pour montrer plus facilement l'option de liste d'attente plus tard. Cliquez sur le bouton "Créer Créneau" et votre créneau pour votre nouvelle cours apparaît sur l'agenda en ligne.

En cliquant sur le créneau que vous venez tout juste de créer vous voyez apparaître un cours sans aucune réservation. Vous avez trois liens "Nouvelle Réservation", "Éditer Créneau" et "Fermer". Le lien "Nouvelle Réservation" est utile si vous souhaitez ajouter des participants vous même, peut être parce que vous prenez également les réservations par téléphone et vous souhaitez que le nombre de réservations soit toujours à jour sur votre site. Noter bien que vos utilisateurs verrons cette fenêtre d'une manière différente, nous y reviendront plus tard.

Entrons une nouvelle réservation en cliquant sur "Nouvelle Réservation". Par défaut le système demande le nom de la personne, nous verrons comment changer cela plus tard, et puis nous cliquons sur "Créer Réservation". Cliquez à nouveau sur le créneau et regardez ce qui a changé. Première Réservation Le créneau montre maintenant notre nouvelle réservation et le carré coloré montre '1/4' qui signifie que une place sur quatre est maintenant prise. Une marque verte est aussi apparu sur le créneau, cela indique que sur ce créneau nous avons fait une réservation nous même.

Grâce au lien 'Modifier Créneau' vous pouvez faire des modifications dans vos réservations. Si vous changez des détails de ce créneau comme l'heure de départ, toutes vos réservations seront déplacées en même temps que le créneau du cours lui même. Nous verrons plus tard comment informer les participants déjà enregistrés de ce changement d'horaire. Enfin le lien 'Fermer' permet tout simplement de fermer la fenêtre de dialogue, comme le fait la croix rouge et blanche en dans la barre de titre en haut à gauche de cette même fenêtre.

Changer la Configuration

Vous disposez maintenant d'un système de réservation aux fonctions de base. Bien que l'assistant de configuration vous a aidé dans vos choix, il est probable que souhaitez changer cette configuration afin qu'elle correspond mieux à vos besoins. Cliquez sur le bouton 'Configurer' pour vous rendre dans la page de configuration et ainsi voir le résumé de votre configuration que vous pouvez changer. Cette page vous permet de bloquer l'accès temporairement à votre agenda en ligne ou d'effacer celui-ci. Nous allons parler du premier onglet 'Ressources' ici. D'autres chapitres seront consacrés aux autres onglets.

Onglet Ressources

Onglet Ressources pour un agenda de 'capacité'

L'onglet des ressources contient les paramètres des ressources, les choses que vous proposer à la réservation. Remarquez bien que cet onglet aura un aspect différent si vous construisez un agenda de type ‘ressource’ à la place d'un agenda de 'capacité' Le premier choix concerne un nom approprié pour la ressource. Les noms que vous choisissez à la place de ceux par défaut tel que 'créneau' sont utilisés partout dans notre système. Messages d'erreur, e-mail de confirmation et les pages d'assistance utiliseront tous les noms que vous aurez choisis. Puisque nous créons un cours de fitness nous choisissons le terme 'cours'. Nous pouvons également changer le terme utilisé pour l'utilisateur et le remplacer par 'participant'. Ce changement se fait sur une autre page et il ne dépend pas de la ressource, nous verrons cela plus tard. Si vous utilisez un terme personnalisé pour le créneau, entrez ce dernier de cette manière "singulier,pluriel". Ainsi le système utilisera l'un ou l'autre selon le contexte.

Plus bas dans la page des ressources vous pouvez donner les détails concernant la capacité. Dans le premier champ vous entrez la capacité par défaut, i.e. "Combien de participants peuvent s'inscrire à un cours?" Si la réponse diffère d'un cours à un autre, ne vous inquiétez pas vous pourrez changer ce nombre une fois que vos cours seront créés. En entrant zéro vous signifiez qu'il n'y a aucune limite. Le deuxième champ détermine combien de réservation une seule personne peut faire. En mettant cette valeur différente de 1, vous changez l'interface pour ajouter un champ quantité des réservations. Pour un cours de fitness nous le laissons à 1, mais si vous utilisiez SuperSaaS pour vendre des billets pour un jeu, cela aurait été plus approprié de permettre aux personnes d'en acheter plusieurs à la fois.

Ensuite vous pouvez spécifier combien de réservation un utilisateur peut faire au total pour un cours. Vous pouvez même décider si le total inclus ceux déjà passés. Quand le maximum est atteint l'utilisateur ne peut plus que seulement changer les réservations ou les annuler. Enfin la case à cocher détermine si les personnes sont autorisées à faire une seconde réservation pour le même cours. Notez bien que le système peut lui seul déterminer si il s'agit de la même personne grâce à son identifiant de connexion. Donc si vous permettez aux personnes de créer leurs propres identifiants de connexion (ou si vous autorisez les réservations anonymes) alors le système ne peut pas éviter qu'une même personne fasse une seconde réservation en créant un deuxième identifiant.

La section suivante, 'overbooking', détermine ce qui se passe quand un créneau est plein. Les choix sont simples: ne plus prendre de réservation, permettre seulement à vous de dépasser les limites de réservation, ignorer les limites de réservations quoiqu'il arrive ou de créer un champ pour une liste d'attente. L'option de liste d'attente est assez sophistiquée. Cette option crée un liste d'attente pour chaque cours qui prend en compte l'ordre des réservations supplémentaires. Si la case pour le placement d'emblée en liste d'attente est coché alors la première personne à s'inscrire sera la première de cette liste d'attente. En tant qu'administrateur vous pouvez à n'importe quel moment placer en liste d'attente les personnes, même si cela dépasse les limites. Nous verrons cela plus tard. Autre remarque, la mise en liste d'attente obéit aux limites de temps que vous imposez dans l'onglet processus (repris plus tard dans ce tutoriel). Donc si vous mettez une limite qui permet seulement de réserver un jour à l'avance alors il en sera de même pour la liste d'attente.

Le titre 'Lieu' avec sa case à cocher est utile si vous souhaitez spécifié un lieu précis. Intéressant si vous avez par exemple plusieurs salles de classe (Salle 1, Salle 2, ...). L'interface change également légèrement pour intégrer ces informations supplémentaires qui se synchronisent également avec les agendas google et outlook.

Le champ 'Prix' sera traité dans un tutoriel sur le prix à part. Le titre 'Durée' vous permet de mettre une durée par défaut pour les créneaux et vous pouvez changer l'interface pour l'affichage des horaires. Arrondir au jour près est approprié si vous utilisez SuperSaaS pour la réservation journalière d'une maison de vacances ou d'une chambre d'hôtes par exemples. Le paramètre 'Disponibilité' se fait sur une autre page. Cela change simplement la couleur de l'agenda, cela n'empêche pas d'ajouter un cours le dimanche par exemple, même si vous indiquez être fermés le dimanche.


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