Thérapeute

SuperSaaS | Tutoriel Agenda de Service

Ce tutoriel explique l'usage d'un agenda de type service pour créer un agenda de rendez-vous. SuperSaaS offre deux autres types d'agendas; les agendas de type "capacité" et les agendas de type "ressource". Pour trouver le quel de ces agendas peut vous convenir le mieux, vous pouvez suivre les explications suivantes sur les différents types d'agenda.

Vous pouvez essayer de travailler avec un exemple comme celui de cette démo. Cette démo utilise l'exemple d'un thérapeute (médecin), mais cela pourrait tout aussi bien être un cabinet dentaire, un centre d'esthétisme ou tout autres types d'activités qui nécessitent une liste de services à choisir.

Les agendas de service peuvent utiliser des agendas de ressources

Un service réclame souvent une ou plusieurs "ressources" qui doivent être disponibles. Par exemple, le service "massage" aura besoin que la ressource "thérapeute" soit disponible. Le service "Salle de réunion avec vidéo projecteur" aura besoin à la fois de la salle de réunion et d'un vidéo projecteur. Les deux devront être disponibles. Lors de la vérification des disponibilités le système vérifiera donc que les ressources pour faire fonctionner le service sont bien disponibles. Pour que cela fonctionne, il faut donc créer les agendas de ressources dont dépendra votre agenda de service. Vous pouvez créer ces agendas de ressources avant ou après l'agenda de service. Toutes les ressources peuvent appartenir à un seul agenda de ressources ou vous pouvez créer un agenda par ressource. Si vous avez des ressources interchangeables, par exemple vous pouvez avoir des salles de réunion que votre agenda de service peut proposer indifféremment, dans ce cas vous pouvez placer ces ressources dans le même agenda de ressources.

Il est également possible que plusieurs agendas de services dépendent du même agenda de ressources. Cela peut être utile lorsque vous souhaitez appliquer des contraintes variées à différents groupes d'utilisateurs. Par exemple le groupe "membres" peut voir des détails des réservations des autres membres et payer un prix différent des autres utilisateurs non membres.

Cas particulier, lorsqu'un agenda de service utilise une unique ressource alors il est inutile de créer un agenda de ressource pour cela, vous pouvez directement configurer votre agenda de service. Par exemple un agenda de service pour un thérapeute exerçant seul: Tant que ce thérapeute reste seul il n'y a pas besoin d'un agenda de ressource avec ses disponibilités.

Créer un nouvel agenda de service en utilisant l'assistant de configuration

Pour créer un nouvel agenda, cliquer sur le lien "Nouvel Agenda" dans le menu en haut à droite dans la page "Panneau de configuration". Considérons que vous avez déjà créé un comte SuperSaaS et que vous êtes connectés, vous trouverez un lien "Panneau de configuration" en haut de la page. Cela vous conduit à un assistant qui pose une série de questions afin de créer un agenda avec des paramètres correspondant à votre situation. Le premier écran que vous propose l'assistant est celui permettant de choisir votre type d'agenda. Ce choix est important, car indépendamment des autres paramètres, si vous ne choisissez pas le bon type d'agenda vous devrez recommencer depuis le début, c'est à dire de choisir à nouveau un type d'agenda depuis cette page. Ce tutoriel considère que votre choix est celui d'un agenda de type "Service", si vous n'êtes pas sûr de votre choix alors lisez attentivement les explications fournies par l'assistant.

L'écran suivant vous demande de choisir un nom pour votre agenda et dans la dernière étape vous devez choisir vos services et leurs disponibilités. Dans l'assistant de configuration vous définissez seulement le nom et la durée de chaque service, si vous avez déjà créé un agenda de ressource, à côté de chaque service vous avez également la possibilité de sélectionner les ressources qui seront utilisées. Plus tard vous avez la possibilité d'ajouter des informations pour détailler chaque service et également un prix. Si vous n'avez qu'un seul service, l'interface pour l'utilisateur ne montrera pas le sélectionneur de service (widget).

Il est recommandé de fractionner vos jours avec des heures de départ fixes où les utilisateurs peuvent réserver, par exemple, toutes les heures, ou toutes les 10 minutes. Bien que le système fonctionne correctement avec des horaires de début arbitraires cela peut parfois provoquer des résultats surprenants. Par exemple, si la disponibilité des ressources diffère de quelques minutes seulement, le système affichera alors dans une fenêtre que le service réservé peut proposer différentes ressources dans ce laps de temps. C'est rarement utile et peut troubler vos utilisateurs. Lorsque les horaires de début sont contraints de débuter au début de chaque heure ou au début de chaque demi-heure alors le système montrera une grille avec les cases correspondant à chaque ressource disponible dans ces intervalles de temps. Cela permet une vision des créneaux disponibles pour l'utilisateur.

Une fois que vous cliquez sur le bouton "Terminer", le système configure votre agenda et le met immédiatement en ligne.

Essayer les fonctions élémentaires

Boîte de menu

Pour essayer votre agenda cliquer sur le bouton "Utiliser" que vous pouvez trouver dans la boîte de menu en haut à gauche comme dans l'illustration. Ce menu n'est visible que si vous êtes connectés en tant qu'administrateur, les utilisateurs de votre agenda ne verront pas ce menu. Vous pouvez également trouver vos agendas depuis la page du panneau de configuration, vous trouvez un lien vous y conduisant en haut à droite de votre écran.

Exemple d'agenda de service

Au départ l'agenda sera complètement vide. Si vous avez ajouté plus d'un service alors vous voyez apparaître une colonne à gauche de votre agenda permettant de sélectionner les différents services. Pour créer une réservation cliquer sur les créneaux (cases mouchetées) indiquant les disponibilités.

Quand vous cliquez "Créer une réservation" l'agenda se met à jour et montre la réservation en ajustant les disponibilités. Si vous cliquez sur la réservation que vous venez de faire alors une fenêtre apparaît ou vous pouvez mettre à jour ou effacer votre réservation.

Les réservations faites sur l'agenda de service sont alors visibles sur les agendas de ressources dont l'agenda de service dépend. Ces réservations ne pourront pas être éditées dans les agendas de ressources. En cliquant sur ces réservations dans les agendas de ressources un lien vous permet d'atteindre l'agenda de service afin d'éditer les réservations. Si la même réservation apparaît dans plusieurs agendas (service & ressource) sachez qu'elle n'est comptabilisée qu'une seule fois dans votre forfait (abonnement).

Changer la configuration

L'assistant permet de paramétrer l'agenda de manière grossière mais vous pouvez ensuite affiner les paramètres pour que cet agenda répond aux mieux à vos besoins. Cliquer sur le bouton "Configurer" pour vous rendre sur la page de d'accueil de configuration ou vous voyez le résumé de votre configuration. Cette page vous permet également d'effacer ou bloquer votre agenda temporairement. Le premier onglet, "Services" est expliqué en détail sur cette page. Les autres onglets ont leur propre chapitre.

L'onglet “Services”

Onglet Services

L'onglet service liste les services disponibles et comment ils sont liés aux ressources. Si vous ne voyez pas l'onglet "Services" vous êtes alors en présence d'une autre type d'agenda et vous avez l'onglet "Ressources" à la place.

La demi moitié du haut de l'écran permet de créer et de mettre à jour les services. Vous pouvez déplacer les lignes représentant les services pour organiser leur ordre d'apparence en liste. Quand vous cliquez sur le bouton "Nouveau service", ou lorsque vous cliquez sur l'icône modifier d'un service existant alors une fenêtre (popup) apparaît vous permettant d'apporter les changements nécessaires. Pour changer la couleur, cliquer de façon répétée dans le carré en haut à droite de cette fenêtre (popup). Vous pouvez entrer un prix fixe pour chaque service, mais si vous souhaitez plus de flexibilité vous pouvez créer une règle de prix qui permet de spécifier quelque chose comme "ce service est 20% moins cher le weekend". Pour plus d'information sur la création de règle de prix aller au tutoriel sur le paiement.

Le bouton radio "Caché" vous permet de créer un service uniquement disponible pour les administrateurs et les super utilisateurs. Les services cachés ne sont pas visibles pour vos clients (utilisateurs). Si vous souhaitez simplement ne pas être limités dans l'usage de vos agendas, une façon encore plus simple consiste à utiliser l'onglet "Accès" et de cocher "Permettre aux super-utilisateurs et à l'administrateur d'ignorer toutes les contraintes de temps et les heures d'ouverture". Ainsi vous pouvez entrer une heure de fin qu'il vous plaît directement depuis l'agenda au lieu de créer un service à part pour cela.

Dans la partie inférieure de cette boîte de dialogue vous pouvez entrer une description du service qui apparaîtra quand celui-ci sera sélectionné. Il peut contenir du texte ainsi que des images.

Si votre compte possède déjà des agendas de ressource, la fenêtre contiendra un bouton "Ressources" permettant de sélectionner des ressources provenant de vos agendas de ressource. Par exemple, vous pouvez préciser qu'un soins nécessite un thérapeute en particulier et une salle qui doivent être réservés au même moment. Pour ajouter de nouvelles ressources aller à la page du panneau de configuration, cliquer sur "Nouvel agenda", et sélectionner l'agenda de type "Ressource". Vous pouvez également ajouter des ressources en vous rendant sur l'onglet "Ressources" d'un agenda existant.

La demi moitié en bas de l'onglet Services contient des paramètres globaux qui décrivent les services. Dans la section "Nom utilisé pour désigner une entrée dans l'agenda" vous pouvez choisir un nom approprié plutôt que 'réservation'. Par exemple, dans le cas d'un thérapeute "soin" ou "consultation" seront bienvenus. Ce terme sera alors repris dans chaque boîte de dialogue, dan le texte d'assistance et dans les e-mail de confirmation. Vous pouvez changer le terme utilisateur contre patient par exemple, se paramètre se trouve dans la page "Paramètres du compte". Si vous utilisez un terme personnalisé pour une réservation alors entrer le terme au singulier le système convertira aux pluriel lorsque cela sera nécessaire dans le contexte. Pour les pluriels irréguliers vous pouvez entrer “singulier,pluriel” et le système choisira celui approprié dans le contexte.

Dans le paragraphe "Limite par utilisateur" vous pouvez entrer le nombre maximum de réservations qu'un client régulier peut faire. Quand le maximum est atteint, l'utilisateur ne peut plus que changer ou supprimer ses réservations. Si un service dépend d'un ou de plusieurs agendas de ressources alors les limites définies ici seront également appliquées.

Si la case "Plusieurs rendez-vous peuvent avoir lieu en même temps" n'est pas cochée alors l'agenda se comportera comme si il y a une seule ressource partagée nécessaire pour chaque rendez-vous. C'est utile si il y a qu'un seul thérapeute qui utilise cet agenda comme aucune autre ressource sera nécessaire pour suivre sa disponibilité.

La boîte "Contraintes des heures de début" vous permet de diviser la disponibilité du service en une grille avec des cases correspondant à des créneaux. Cela permet au client de choisir un créneau en cliquant directement sur le créneau qu'il souhaite réserver.

Si vous avez un service qui dépend d'une ressource interchangeable alors le système peut présenter une liste déroulante des services disponibles les plus appropriés. Cela peut être utile pour permettre au client de sélectionner un coiffeur en particulier, par exemple. Enfin si vous avez plus d'un seul service disponible il y a une option permettant de présenter la liste des services disponibles ou bien de sélectionner directement le premier service de la liste.

Comment les agendas interagissent

Quand le système vérifie les disponibilités, bien entendu il prend en compte si il n'y a pas de conflits entre les réservations et la ressource sollicitée. Néanmoins il y a bien d'autres contraintes agissant sur les agendas que vous pouvez configurer:

Un créneau sera seulement disponible si chaque ressource demandée dans le service est compatible avec toutes les contraintes.

Les onglets "Heures d'Ouverture" de chaque agenda, depuis l'écran "Superviser" possèdent une section en bas de la page qui déterminent comment les informations sur la disponibilité sont appliquées. Une case à cocher permet à l'administrateur d'ignorer toutes les contraintes de temps pour l'agenda. Si vous supprimer ces contraintes de temps ici, alors elles seront également ignorées dans les services qui en dépendent.

Tous les autres paramètres de l'agenda s'appliquent sur les réservations de cet agenda en particulier. En particulier, un seul e-mail de confirmation et un seul e-mail de rappel sont envoyés, comme il est définit par les paramètres de confirmation de l'agenda quand l'utilisateur fait sa réservation. Les paramètres d'e-mail de l'agenda de ressource correspondant sont ignorés. De même, les prix et le paiement ne dépendent seulement que de l'agenda sur lequel l'utilisateur fait sa réservation.


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